Presťahovanie celej kancelárie vyžaduje veľa ľudí, prísne termíny a veľmi špecifické požiadavky. Použitie nástrojov na riadenie projektov, ako je napríklad projektová charta, dokáže vyvážiť očakávania vašich projektových partnerov a schopnosti vášho projektového tímu: definovaním vášho rozsahu skôr môžete zachovať integritu vášho projektu a stanoviť rozumné, dosiahnuteľné ciele. Zatiaľ čo väčšina šablon pre charter je navrhnutá pre projekty v oblasti stavebníctva alebo softvéru, vyžaduje len niekoľko úprav, aby mohli pracovať na premiestnenie.
Vysvetlite svoj obchodný prípad. Zahrňte dôvody pre presun, napríklad: regulačné, finančné alebo obmedzenia týkajúce sa rozšírenia. Meno sponzor projektu a projektový manažér. Navyše uveďte dokument a jeho štruktúru.
Definujte rozsah projektu. Toto je najdôležitejšia časť vo vašej charte: je veľmi špecifická. Uveďte, či je váš tím zodpovedný za pridelenie nových kancelárskych priestorov pre ľudí, opätovné pripojenie komunikačnej siete, vytvorenie plánov riadenia zariadení alebo len premiestňovanie nábytku.
Zoznam zúčastnených strán, členov tímu a zodpovednosti. Zainteresované strany sa zaujímajú, či je projekt úspešný, ale môže alebo nemusí vykonávať projektové úlohy. Zahrňte aj interných, ako aj externých členov tímu, ako sú všetci presunutí spoločnosti alebo personál verejných služieb, ktorí budú potrební na dokončenie tohto kroku. Zistite, ktoré tímy sú zodpovedné za každú zložku uvedenú v časti o rozsahu.
Vytvorte časovú os vysokej úrovne pre vaše projekty. Program vášho projektu definuje konkrétne dátumy, ale tento priestor použite na to, aby poskytli zainteresovaným stranám všeobecnú predstavu o tom, čo očakávať. Budú sa odpisovať na vaše odhady, aby boli čo najrealistickejšie.
Zhrnutie projektových rizík a závislostí. Veľký projekt bude mať samostatný dokument o riadení rizík, ale mali by ste zdôrazniť všetky známe faktory, ktoré by mohli oddialiť alebo vykoľajiť tento krok. Tieto problémy by mohli zahŕňať napríklad neúspešné inšpekcie, škody na majetku po ceste alebo neskoro sieťových technikov.
Prihláste sa na svoj projekt. Vaša charta by mala byť uzavretá so zoznamom ďalších dokumentov, ktoré budú vytvorené ako súčasť vášho projektového plánovania. Nechajte priestor všetkým zainteresovaným stranám definovaným v kroku 3, aby ste oficiálne podpísali svoj projekt.
Tipy
-
Znovu použite tradičnú časť "testovanie" v pláne softvérového projektu na vykonanie testu zabezpečenia kvality v novom priestore, napríklad: funguje bezpečnostný systém, okrem iného sú správne smerované všetky rozšírenia telefónu. Majte na pamäti členov externých tímov pri vytváraní závislostí projektov. Napríklad, stoly sa nedajú presunúť, kým sa nainštaluje nový koberec.
