Audity kvality sú dôležitou súčasťou pomoci malým podnikom rásť a prosperovať, pretože poskytujú spôsob, ako hodnotiť stratégie podnikania v oblasti efektívnosti a riadenia nákladov. Či sa audit zameriava na produkty alebo procesy, výsledky pomáhajú manažérom určiť, ako fungujú stratégie, určiť základnú príčinu problémov av prípade potreby podniknúť nápravné opatrenia. Vedieť, ako vykonať interný audit kvality, je dôležitým krokom pri zabezpečovaní úspechu vášho podnikania.
Predbežná kontrola
Kroky, ktoré vykonáte pred vykonaním kontroly kvality na mieste, môžu určiť efektívnosť auditu. Tento proces sa začína formulovaním podrobného plánu auditu, ktorý funguje ako plán na vykonanie kontroly na mieste. Uveďte časovú os, rozsah auditu a miesto auditu. Zhromažďovať a kontrolovať písomnú dokumentáciu vrátane politiky riadenia kvality výrobku alebo procesu, štandardných prevádzkových postupov a príručiek. Rozhodnite sa a vypracujte predbežný zoznam osobných pohovorov, ktoré sa majú uskutočniť počas kontroly na mieste. Majte na pamäti, že predbežný zoznam, ktorý zvyčajne zahŕňa riaditeľa oddelenia alebo nadriadeného a kľúčových zamestnancov, sa môže rozšíriť počas aktívnej fázy auditu.
Zostavte audítorské dokumenty
Každý člen audítorského tímu by mal mať k dispozícii auditný kontrolný zoznam, ako aj formuláre alebo magnetofón na zaznamenávanie informácií počas osobných pohovorov. Každý člen by mal mať tiež referenčné dokumenty, ako sú kópie štandardných pracovných postupov. Kontrolný zoznam je rozhodujúci pre zaznamenávanie informácií a pozorovaní, ako aj pre to, aby ste na nič nezabudli. Zatiaľ čo konkrétne položky kontrolného zoznamu sa budú líšiť v závislosti od oddelenia, produktu alebo procesu, ktorý sa kontroluje, kontrolný zoznam zvyčajne pozostáva z častí, hodnotiacich položiek v každej sekcii, systému hodnotenia a miesta na pripomienkovanie. Medzi bežné oddiely patrí organizácia oddelení, fyzické pracovné prostredie, komponenty systému kvality, ako sú SOP a testovanie výkonnosti.
Vykonávanie kontroly na mieste
Preskúmanie na mieste sa zameriava na zhromažďovanie informácií, ktoré budete potrebovať na zistenie, či príslušné oddelenie dodržiava štandardy kontroly kvality a zavedené postupy kontroly kvality. Táto fáza pozostáva z akčných krokov, vrátane pozorovania, testovania a osobných pohovorov. Najčastejšie audítorský tím dokončí určité úlohy, ako napríklad výkonnosť alebo testovanie kvality a osobné rozhovory v zákulisí. To pomáha tímu vyhnúť sa prerušeniu každodenných operácií čo najviac. Je dôležité pochopiť, že rovnako ako pri osobných pohovoroch, tak plán auditu, ako aj kontrolný zoznam sa môžu rozšíriť v rozsahu a hĺbke hodnotenia, v závislosti od toho, čo zistíte počas aktívnej fázy auditu.
Pokračovanie a následné činnosti
"Reálna" práca sa začne po dokončení aktívnej fázy auditu. Záverečná fáza auditu kvality začína stretnutím na preskúmanie, riešenie a určenie krokov potrebných na nápravu otázok kvality a problematických oblastí. Vytvorte správu s podrobnosťami o týchto informáciách. Keď vlastník a manažéri dokončia preskúmanie zistení auditu, malo by sa uskutočniť stretnutie o stratégii, ktoré sa zameriava na analýzu a rozhodovanie o tom, ako - a niekedy aj - začleniť riešenia na zlepšenie kvality predložené audítorským tímom.
