Stretnutia môžu prebiehať bez správneho plánovania, a to aj s jasným účelom a vhodnými účastníkmi. Použitie agendy na plánovanie stretnutia môže pomôcť zhromažďovaniu hladko a efektívne riešiť kľúčové otázky alebo témy. Plánovanie dopredu dáva účastníkom stretnutia vedomosti o tom, čo očakávať, čas na prípravu a poskytuje poradie, v ktorom sa budú diskutovať veci. Ďalším dôvodom, prečo sú agendy populárne, je, že šetria čas.
Čo je program?
Jednoducho povedané, agendou je zoznam alebo plán. Tento zoznam obsahuje témy a problémy alebo problémy, o ktorých sa bude diskutovať počas stretnutia. Existuje množstvo programových formátov; účel a typ stretnutia určia, ktorý formát agendy sa má použiť. Typy programov, ktoré sa bežne používajú, zahŕňajú neformálne, formálne, uprednostňované a načasované. Zoznámenie sa s každým formátom agendy vám umožní efektívne vybrať správny typ pre vaše potreby.
Neformálne a formálne
Neformálny program v podstate odkazuje na neformálny zoznam položiek, o ktorých sa bude diskutovať počas stretnutia a ktoré sa často ukladajú na poslednú chvíľu. Formálna agenda má skôr formu. Tento formát zahŕňa typ schôdze, zoznam sprostredkovateľa schôdzky a zoznam všetkých účastníkov. Agenda sa potom riadi konkrétnou objednávkou: volanie na objednávku, volanie, minúty od posledného stretnutia, otvorené čísla, nové obchody a odloženie.
Uprednostňované a načasované
Prioritné agendy sa riadia prioritným systémom. Položky dostanú objednávku podľa vnímaného významu pre skupinu. Témy sa potom diskutujú v tomto poradí. Časované agendy sa vzťahujú na nastavenie časového rozvrhu stretnutia - zvyčajne je určený časový sprostredkovateľ, ktorý pomáha udržať si úlohu. V tomto formáte by sa agenda mala nastaviť v časových intervaloch. Napríklad, 9: 30-9: 35: socializácia / zahrievanie, 9: 35-9: 40: preskúmať účel a požadovaný výsledok, 9: 40-9: 50: preskúmať minúty od posledného stretnutia.
Spodná čiara
Neváhajte a požiadajte o vstup od iných účastníkov pri vytváraní programu. Účastníci môžu poskytnúť cenné informácie o tom, ktoré témy alebo otázky je potrebné prerokovať. Mať vhodných účastníkov je kľúčom k dobre naplánovanému a úspešnému stretnutiu. Všetky programy by mali obsahovať účel zasadnutia; mať jasné želané výsledky; klasifikovať témy programu buď ako zdieľanie informácií, alebo spracovanie informácií; a skončí s témou wrap-up a diskusiou o ďalších krokoch.
