Úplné dodržiavanie zákonov vašej spoločnosti znamená, že musíte konať stretnutia správnych rád, ako predpisujú tieto zákony. Členovia majú kontrolu nad akciami, ktoré sa na týchto zhromaždeniach zúčastňuje správna rada, ale majú oveľa menej povedať o tom, ako schôdze pokračujú. Zápisy zo stretnutí, ktoré sú vykladané súdmi ako právne dokumenty, sú také významné, že, ako hovorí obchodný konzultant Carter McNamara, "… ak to nie je v zápisnici, nestalo sa to."
Zistite, čo sa prejavuje na typickom zasadnutí správnej rady, a to pomocou preskúmania vzorovej agendy na pomoc riadeniu. Prispôsobte túto agendu podľa svojej kultúry a účelu. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Určite niekoho, zvyčajne tajomníka rady, aby urobil zápisnicu zo stretnutia. Zápisnica by mala obsahovať informácie odporúčané spoločnosťou McNamara: názov spoločnosti, dátum a čas stretnutia, ktorý zvolal stretnutie na objednávku, účastníkov, podané návrhy, konflikty záujmov, ktoré bránia účastníkovi v hlasovaní, zdržaniu hlasovania a uvedeným dôvodom, stretnutie skončilo a kto pripravil zápisnicu.
Rozhodnite sa, či je prítomné kvórum - najmenší počet členov potrebných na prijatie opatrení. Ako navrhuje Výbor právnikov pre občianske práva v Chicagu podľa zákonnej príručky, skontrolujte stanovy, aby ste zistili, koľko členov je potrebných na kvórum. Vo väčšine spoločností to urobí jednoduchá väčšina. Napríklad rada s desiatimi členmi by bola uznášaniaschopná, keby boli prítomné šesť členov.
Požiadajte predsedu predstavenstva, aby schôdzku objednal, rovnako ako vo vzorových minútach od správy pomoci. Sekretárka by sa mala zúčastniť prostredníctvom volania na mená členov správnej rady, ktorí reagujú nahlas, ak sú prítomní.
Opýtajte sa, či členovia správnej rady preskúmali zápisy z predchádzajúcej schôdze a či boli navrhnuté zmeny. Potom požiadajte iných členov o súhlas so zmenami. Všimnite si dohodu a nesúhlas. Potom hlasujte o tom, či by sa mali vykonať zmeny. Ak väčšina hlasuje áno, oznámte, že zmeny sa vykonajú a rozošlú všetkým členom na schválenie na najbližšom zasadnutí.
Požiadajte predsedov výborov, aby od poslednej schôdze informovali o udalostiach. Všimnite si, ako sa v minútach vzoriek McNamara týka členov, ktorí popisujú stretnutia alebo udalosti, ktoré sa zúčastnili.
Hlasujte o návrhoch členov rady na splnenie úlohy. Príkladom návrhov je zamestnávanie konzultanta na písanie grantov, schvaľovanie kontrolných zoznamov a účtovných závierok a dokonca aj odosielanie darov zamestnancom, ktorí sú chorí.
Majú členovia správnej rady správu o "novom obchode" alebo nadchádzajúcich udalostiach. Sú účastní konferencií, o ktorých by mali vedieť ostatní účastníci? Alebo hľadajú poradenstvo v konkrétnej veci?
Zrušiť stretnutie a oznámiť čas, ktorý bol odložený. Uveďte dátum, čas a miesto nasledujúcej schôdze. Uveďte, či sa rada bude aj naďalej stretávať v "exekutívnom" zasadnutí, kde nie sú povolené nečlenovia členovia.
