Keď sa stavebný projekt ponúka, jeho vlastník hľadá zodpovedného a kvalifikovaného dodávateľa, aby vykonal prácu za rozumnú cenu. Proces ponúkania cien zabezpečuje, že potenciálni uchádzači pracujú z rovnakých informácií, čo vedie k porovnaniu nielen cien, ale dôslednosti ponuky.
Šance na úspešný výsledok projektu sa značne zvýšia, keď majiteľ pripraví kompletné faktické informácie pre uchádzačov. Tieto informácie sa nazývajú balík cenových ponúk alebo cenové ponuky. Tieto dokumenty obsahujú plány projektu, špecifikácie, zoznamy množstiev, informácie o plánovaní a údaje o akomkoľvek konkrétnom zariadení alebo výrobkoch, ktoré sa majú použiť. Sú zahrnuté aj relevantné informácie o podmienkach lokality. Kópia zmluvy, ktorá sa má podpísať, je často súčasťou balíka, ktorý umožňuje spoločnostiam ponúkajúcim ponuky aj čas na ich preskúmanie. Súťažné doklady spolu sa zvyčajne stanú súčasťou zmluvy úspešného uchádzača. Množstvo ponúk a jednotkové ceny kontrolujú, koľko peňazí je splatných v priebehu platieb počas životnosti projektu.
Verejné ponuky alebo ponuky s agentúrou alebo vládnym vlastníkom sa riadia inými pravidlami ako súkromnými cenovými ponukami. Musia byť vopred inzerované a umožňujú kvalifikovaným dodávateľom ponúknuť, ak sa rozhodnú. Súkromní vlastníci sa môžu rozhodnúť obmedziť proces na dodávateľov, ktorých si vybrali ako uchádzači.
Keď uchádzači dostanú balíky cenových ponúk, zaostrujú svoje ceruzky alebo oheň svojom odhadu softvéru a určia materiálové náklady a dostupnosť, prácu a vybavenie, ktoré budú potrebné, poradie práce a požiadavky na plánovanie. Problémy niekedy vznikajú, keď považujú za projekt. Príkladom by bolo zistenie, že dôležitá súčasť má dlhý dodací čas na dodanie, ktorý bude v rozpore s požadovaným plánom stavby. Iná typická záležitosť sa vyskytuje vtedy, keď množstvo dodané vlastníkom nezodpovedá množstvám, ako ich odhadol uchádzač. Otázky sú riešené tým, že sa od vlastníka požadujú objasnenia. Zodpovedný majiteľ odpovie na tieto otázky a zdieľa nové alebo aktualizované informácie so všetkými uchádzačmi.
Návštevy na mieste sú často usporiadané tak, aby umožnili dodávateľom príležitosť identifikovať potenciálne problémy, ktoré môžu byť nákladné, ako napríklad problémy s prístupom alebo konflikty s existujúcimi štruktúrami alebo zlepšeniami.
Keď príde dátum obstarania, štátne agentúry môžu alebo nemusia verejne otvárať ponuky. Niektoré agentúry poverujú, aby bola ponuka udelená najnižšiemu respondentovi. To je niekedy problematické v tom, že nízky záujemca mohol urobiť chybu alebo inak nesprávne vypočul skutočné náklady projektu, čo môže viesť k zníženiu rohov alebo nedokončenú prácu počas výstavby. Súkromní vlastníci zvyčajne nemajú verejné ponuky. Majú veľkú mieru voľnej úvahy pri používaní iných kritérií, ako je cena za výber dodávateľa. Jeden z dodávateľov môže mať vyššiu cenu, ale môže určiť efektivitu plánovania, napríklad aby sa projekt mohol rýchlejšie uviesť na trh.
Bez ohľadu na to, aký proces je dodržiavaný, verejný alebo súkromný, sú ponuky vyhodnotené ako úplné. Dodávateľ, ktorý napríklad vylúčil časť práce, môže byť považovaný za nereagujúci a táto ponuka môže byť zamietnutá. Informácie, ktoré boli vyžiadané, ale neboli poskytnuté, napríklad pokiaľ ide o poistenie alebo zoznam predchádzajúcich projektov, môžu tiež byť dôvodom na zamietnutie ponuky. Dodávatelia musia venovať veľkú pozornosť tomu, aby zahŕňali všetky požadované dokumenty.
Na konci procesu úspešnej ponuky cenové ponuky poskytujú majiteľom projektov objektívne kritériá od jabĺk do jabĺk na výber najlepšieho dodávateľa pre prácu.
