Matrica distribúcie dokumentov vám poskytuje vizuálny odkaz na určenie toho, ako komunikovať so širokým okruhom ľudí. Tieto matrice sú užitočné v obchodných, školských a iných organizáciách, ktoré komunikujú prostredníctvom tlačených alebo počítačových dokumentov. Počítačové tabuľkové nástroje, ako Excel, čísla, 1-2-3 alebo Calc, sú najlepšie nástroje na vytváranie matice distribúcie dokumentov, ale môžete použiť akýkoľvek softvér, ktorý vám umožňuje vytvárať tabuľky. Ak je vaša organizácia malá, môžete maticu nakresliť ručne.
Spustite nový pracovný zošit v tabuľkovom programe alebo nastavte novú tabuľku v programe na spracovanie textu. Programy tabuľkových procesorov dokážu zvládnuť viac údajov ako tabuľky, preto vyberte tento formát, ak máte túto možnosť.
Zoznam všetkých typov dokumentov, ktoré používate vo svojej organizácii v hornom riadku tabuľky, začínajte v druhom stĺpci. Typy dokumentov pre všeobecnú maticu môžu obsahovať kalendáre, minúty stretnutí, správy o zárobkoch a špeciálne bulletiny. Ak je vaša matica pre konkrétny projekt, uveďte jednotlivé dokumenty súvisiace s projektom a nie kategórie dokumentov. Napríklad dokument matice stavebných projektov môže obsahovať položky ako elektrické výkresy, architektonické výkresy, vyvýšenia a kópie konkrétnych povolení.
Zoznam prvých stĺpcov na ľavej strane tabuľky uveďte všetkých členov vašej firmy alebo organizácie, pričom začnite v druhom riadku. Rozdeľte ľudí do kategórií, ak je to vhodné. Napríklad v kategórii malých podnikov môžu byť kategórie "Manažment", pričom všetci riadiaci pracovníci sú abecedne zaradení pod nadpis kategórie "Zamestnanci" s abecedne uvedenými nižšie, "Klienti" s abecedne uvedenými a "Marketing" so všetkými vaše externé marketingové kontakty uvedené.
Skontrolujte riadok a stĺpec hlavičky, aby ste zabezpečili, že oba zoznamy sú dokončené. Ak zjednodušuje prehliadanie matice, pridajte tieň do riadkov kategórie členov, aby ste medzi jednotlivými typmi ľudí, ktorí dostanú vašu dokumentáciu, prestali.
Spracujte svoj prvý stĺpec dokumentu, ktorý bude vo väčšine tabulkových programov stĺpcom B, a umiestnite do bunky "e" vedľa mena ktorejkoľvek osoby, ktorá by mala dostať tento dokument elektronicky. Do bunky umiestnite "p" vedľa osoby, ktorá by mala dostať papierovú kópiu tohto dokumentu. Ak by osoba nemala tento dokument prijať, nechajte bunku vedľa jeho mena prázdne. Ak sú vaše potreby zložitejšie, upravte zápis tak, aby vyhovoval vašej organizácii. Môžete napríklad zadať "2 kópie na papier" alebo "p-2" na označenie viacerých kópií. Pokiaľ každý z vašich organizácií rozumie zápisu, použite akúkoľvek metódu, ktorá vám vyhovuje.
Postup zopakujte pre každý stĺpec, pričom sa v zozname označia papier a elektronické kópie. Toto dokončí maticu distribúcie dokumentov.
Vytvorte hyperlinky z pracovného hárku distribučnej matice dokumentov do databázy kontaktných informácií, ak je to možné. Toto vám umožní kliknúť na meno v matici a otvoriť kontaktné informácie tejto osoby, takže môžete ľahko posielať elektronické alebo papierové kópie. Skontrolujte, ako to urobiť, v súbore "Pomocník" v tabuľkovom programe.
Tipy
-
Môžete tiež použiť matrice distribúcie dokumentov na zaznamenávanie uložených dokumentov. V tomto prípade uveďte svoje dokumenty v prvom stĺpci a miesta uloženia v hornej časti, ako napríklad "webový server", "hlavná kancelárska schránka 1", "počítač s príjmom" atď. Vložte znak "X" do bunky, kde sa stretáva riadok nadpisu dokumentu a stĺpec umiestnenia úložiska.
