Povinnosti účtovníka za dennú starostlivosť sa úplne nelíšia od povinnosti účtovníka pre iné služby založené na službách, ale zodpovednosti sú značne väčšie. Keďže denné služby sú povinné poskytovať ročné príjmy rodičom detí na daňové účely, musí sa venovať väčšia pozornosť zaznamenávaniu transakcií presne.
Daňové povinnosti
Vzhľadom na jedinečnú povahu podnikania v oblasti starostlivosti o deti, konkrétne s tým, že rodičia odpočítavajú sumu, ktorú zaplatia za starostlivosť o dieťa na konci roka, od zaplatenia dane, správca musí dostať správne sumy zaplatené každým zákazníkom. Ak starostlivosť o deti ponúka pred a po škole, musí byť vedený záznam o všetkých sumách zaplatených za túto službu a sú odoslané.
Mzdové povinnosti
Pri vykonávaní výkazu mzdovej agendy spravovatelia dennej starostlivosti používajú poskytovaný účtovný softvér alebo daňové tabuľky na webových stránkach IRS a štátu. Účtovateľ bude musieť použiť službu Electronic Federal Payers Service a za každú platobnú lehotu dokončí platbu vo výške 941 (ide o príspevky spoločnosti na sociálne zabezpečenie, Medicare a Federal Zrážka spolu s príspevkami zamestnancov.) Účtovník používa stránku, www.eftps.com a zadá číslo EIN a PIN spoločnosti.
Štvrťročne musí účtovník dennej starostlivosti poskytnúť formulár 941 a zaslať ho IRS. Formulár formulára 941 bude obsahovať celkovo všetkých 941 platieb uskutočnených počas každého obdobia mzdy a musí byť podpísaný a zaslaný poštou v každom štvrťroku. Účtovník musí tiež vykonať vypočítané platby z účtovného softvéru a každý štvrťrok zaslať federálnu daň za nezamestnanosť (FUTA). Okrem týchto požiadaviek musí účtovník každý štvrťrok vyplniť aj formulár pre štátnu daň z nezamestnanosti. (Šuta).
Každodenné povinnosti
Účtovník v dennej starostlivosti musí sledovať všetky pohľadávky, aby sa zabezpečilo, že všetci zákazníci platia včas a všetky záväzky, aby zabezpečili, že budova, služby a iné mesačné účty budú zaplatené včas. Každý mesiac sa účty bánk a kreditných kariet musia zosúladiť porovnaním výpisov z bánk a kreditných kariet s účtovným softvérom a zabezpečením, že výpisy z bankovej a kreditnej karty súhlasia s účtovným softvérom.
Zrušené šeky, kópie faktúr od predajcov a príjmy z výdavkov sa predkladajú týždenne, aby sa zabezpečilo, že sú k dispozícii všetky tlačené kópie na kontrolu a audity.
Zákonné požiadavky
Účtovateľ dokončí analýzu príjmov na dieťa, pričom zohľadní zákonné pomery detí učiteľom. Pomery sa budú v jednotlivých štátoch líšiť podľa zákona štátu. Účtovník musí tieto informácie použiť na zostavenie plánu na prijímanie ďalších učiteľov alebo vykonanie analýzy nákladov v triede.
Finančné záväzky
Dodatočné povinnosti zahŕňajú zhromažďovanie všetkých šekov a hotovostných platieb, ich zaznamenávanie ako pohľadávky a vyplnenie vkladových knižiek pre majiteľa starostlivosti o deti, ktorý bude dvojakrát skontrolovať všetky súčty a doručiť banke. Príjmy za uskutočnené platby budú vytlačené a poskytované každému zákazníkovi mesačne.
Tlačenie mesačných finančných výkazov vrátane výkazu ziskov a strát, súvahy a prognózy peňažných tokov, vedenie záznamov o drobnom peňažnom fonde a vedenie účtovných dokladov o vrátení finančných prostriedkov za všetky zaplatené výdavky sú tiež vo všeobecnosti súčasťou práce.
