Osobné údaje, ktoré sú uvedené na vyplnenom formulári W-9, sú potrebné na spracovanie miezd a oznamovanie platieb službe vnútorného daňového priznania. Ako najlepšiu prax požiadajte o dokončenie W-9 na prvý pracovný deň svojho zamestnanca a pošlite žiadosť W-9 na nových dodávateľov. Ak dodávateľ nebude vyhovovať, pošlite oficiálny list s príjemnou, ale pevnou žiadosťou o vyplnený formulár.
Formulár W-9 Základy
Formulár W-9 je doklad IRS, ktorý uvádza meno, adresu, federálnu daňovú klasifikáciu a číslo sociálneho poistenia alebo identifikačné číslo zamestnávateľa. IRS nemá mandát, aby firmy uchovávali W-9s. Od podnikov sa však vyžaduje, aby zhromažďovali a oznamovali osobné údaje uvedené vo formulári pre všetkých zamestnancov a pre zmluvných partnerov, ktorí zaplatia viac ako 600 dolárov ročne. Zhromažďovanie W-9 je pohodlný spôsob, ako to urobiť. Z tohto dôvodu by spoločnosť mala mať k dispozícii W-9 pre každého zamestnanca a dodávateľa.
Žiadosť o W-9
Ak chcete zabezpečiť, aby ste si vybrali W-9 od všetkých zamestnancov, vložte formulár W-9 do povinného prvého pracovného dňa pre nových zamestnancov. Požiadať nových zamestnancov, aby dokončili všetky administratívne práce na mieste a vrátili ich zástupcovi ľudských zdrojov do konca prvého dňa.
Keď získate nového dodávateľa alebo predajcu, priložte formulár W-9 k pôvodnej zmluve. V dopise W-9 požiadajte svojho predajcu, aby vyplnil a vrátil formulár čo najskôr. Zvážte zavedenie politiky, ktorá bude platiť výhradne predajcom s platným súborom W-9 a tieto zásady si uvedomte v žiadosti.
V nadväznosti
Ak máte problémy so získaním dokončeného W-9 z akýchkoľvek zamestnancov alebo dodávateľov, takto, ale pevne informujte, že W-9 je nevyhnutný pred uskutočnením platby. Vysvetlite zamestnancom, že informácie o formulári sú potrebné na spracovanie miezd a vydávanie výplatných kariet. Ak dodávateľ nevráti W-9 do týždňa alebo dvoch, pošlite druhý dopytový list, ktorý bude nasledovať. Ak máte zavedené zdokumentované pravidlá, pripomenúť predajcovi, že ich nemôžete zaplatiť bez formulára. Služba IRS vyžaduje, aby ste formálne požiadali o W-9, takže si uchovajte kópiu tohto listu.
Nie W-9
Ak nemáte W-9 pre predajcu na konci roka, stále musíte hlásiť platby IRS. Vyplňte a zašlite formulár 1099-MISC pre dodávateľa a nechajte číslo sociálneho poistenia prázdne. Služba IRS odpovie oznámením, že chýba číslo, ktoré musíte postúpiť dodávateľovi spolu s oznámením o zadržaní zálohy a ďalšou kópiou W-9. Ste povinný zraziť dane z budúcich platieb tomuto dodávateľovi - v súčasnosti je zrážková sadzba 28% - a zhotoviteľ bude platiť poplatok 50 USD od IRS.
