Kancelársky nábytok, vybavenie a zásoby sú často uvedené ako jednotlivé riadkové položky v rozpočte na kanceláriu. Keď sú na konci roka na konkrétnej riadkovej položke zostávajú navyše peniaze, tieto finančné prostriedky sú prvými, ktoré sa znížia alebo odstránia počas rozpočtových škrtov. Je dôležité skúmať dizajn kancelárskeho nábytku, trvanlivosť kancelárskych zariadení a zľavy z kancelárskej ponuky, aby ste mohli do konca fiškálneho roka najlepšie využiť celý pridelený rozpočet na konkrétnych riadkových položkách.
Kancelársky nábytok
Termín kancelársky nábytok zahŕňa nábytok, ktorý je súčasťou dizajnu kancelárie a zahŕňa všetky veľké vybavenie, ako sú stolíky, stoly, stoličky a knižné regály. Tieto veľké položky spravidla stojí stovky alebo tisíce dolárov za položku a trvajú najmenej päť rokov. Rozpočet na kancelársky nábytok môže byť nekonzistentný, pretože väčšina kancelárskych nákladov na nábytok je zahrnutá do počiatočných nákladov spoločnosti.V závislosti od potrieb spoločnosti môže byť rozpočet na kancelársky nábytok drasticky znížený v nasledujúcom roku alebo dvoch. Aj keď niektoré veľké kancelárske vybavenie môže byť potrebné vymeniť každých dvadsať rokov, kancelársky nábytok nemusí byť nikdy vymenený. Dobre navrhnutý a funkčný nábytok môže zvýšiť produktivitu a nadšenie pracovníka, čo znamená, že investícia do kancelárskeho nábytku je často investíciou do image spoločnosti.
Kancelárska technika
Kancelárske zariadenia sú funkčné alebo mechanické predmety, ktoré slúžia na uľahčenie výroby v kancelárii, napríklad faxové alebo kopírovacie stroje. Menej drahé predmety, ako sú zošívačky, sú všeobecne klasifikované ako kancelárske potreby. Súčasná kancelária vyžaduje množstvo kancelárskych zariadení. Od roku 2010 obsahuje základné kancelárske vybavenie počítač pre každého zamestnanca a tlačiareň a skener sa bežne používajú v každom kancelárskom priestore. Pokročilejšie kancelárske vybavenie môže zahŕňať odtlačok prsta alebo očné skenery, high-tech digitálne fotoaparáty alebo videorekordéry a videokonferenčné zariadenia vrátane projektora s plochou obrazovkou. Kancelárske vybavenie môže byť potrebné nahradiť častejšie ako kancelársky nábytok, najmä keď sa debutujú a využívajú nové technológie. Čím dôležitejšia je funkcia kancelárskych zariadení v kancelárii, tým častejšie bude potrebné ju vymeniť. Kancelárske zariadenia, ktoré čelia väčšiemu opotrebovaniu z denného a dôsledného používania, ako napríklad firemný prenosný počítač alebo mobilný telefón, budú mať kratšiu životnosť a väčšie náklady na údržbu. Náklady na údržbu a opravu kancelárskeho vybavenia by mali byť samostatné riadkové položky z pridelenia kancelárskeho vybavenia.
Kancelársky spotrebný materiál
Všeobecné kancelárske potreby zahŕňajú všetky položky potrebné na prevádzku kancelárie. Na tejto riadkovej položke je možné zakúpiť aj malé kancelárske zariadenia, ako sú zošívačky a pásky. Hlavné náklady na kancelárske potreby môžu zahŕňať papiera, tlačené formuláre a dokumenty, poznámkové bloky a poznámkové bloky. V tejto kategórii patria aj všetky spotrebné veci, ako sú perá, ceruzky, zvýrazňovače a všetky písacie potreby. Kancelárske potreby musia byť nepretržite doplňované kvôli ich mobilite a použiteľnosti. Často je ťažké zohľadňovať všetky drobné predmety, najmä keď kancelária využíva otvorenú dodávku. Venujte pozornosť týždennému inventáru a faktúrovaným listom. Pozrite sa na položky, ktoré vyčerpajú väčšinu rozpočtu kancelárskych potrieb a nakupujú. Môžete ľahko znížiť svoje výdavky a zvýšiť svoje úspory prieskumom najlepších cien.
