Podujatia fundraisingu sa odohrávajú od malých spoločenských a tematických galá až po verejné podujatia. Podľa P. Burke Keegan, autora "fundraisingu pre neziskové organizácie", pred plánovaním udalosti musíte byť schopní identifikovať 50% vašich účastníkov na malom súkromnom zhromaždení. Pre fantastickú príležitosť bude 35 percent, povedal. Hoci oznámenie v dokumente čerpá všetkých návštevníkov na verejné podujatie v parku, udalosti, ktoré vyžadujú vysoký finančný záväzok alebo obmedzený zoznam hostí, vyžadujú osobnú pozvánku na zabezpečenie účasti tejto hlavnej skupiny.
Vyberte formát. Rezervujte podrobné viacstránkové listy pre potenciálnych sponzorov udalostí alebo pre hlavných darcov súdov. Pre aktuálny zoznam hostí zostáva prítomnosť jednotlivca alebo páru na podujatí hlavným cieľom. Vyberte si vytlačenú alebo gravírovanú jednodielnu kartu pre najformálnejšie udalosti. Pri príležitostných šatách postačuje vytlačené písmeno.
Otvorte pozvánku s pozvánkou alebo s oznámením o zaradení. V prípade listu sa obráťte na pozvánku pomocou sociálneho titulu jednotlivca, ako napríklad Dr., pán, pani alebo slečna. Rozšírte pozvanie v mene organizácie. Ak pozvánka nie je personalizovaná, nenechajte sa adresovať osobe podľa mena a začnite správou organizácie. Napríklad "Nadácia zberateľa Widget vás srdečne pozýva na účasť na galérii pod hviezdami."
Vypracujte podrobnosti o udalosti. Definujte formát a účel udalosti, napríklad: "Formálna večera s príjmami, ktoré sú prospešné pre program programu WCF." Presvedčte príjemcu o novinkách celebrít, ktorí sa zúčastňujú ako majster obradov alebo hlavného rečníka.
Zahrňte čas, dátum a miesto. Požiadajte účastníkov, aby odpovedali konkrétnemu dobrovoľníkovi alebo charitatívnemu zamestnancovi alebo konkrétnej e-mailovej adrese.
Uveďte registračný poplatok. Uveďte, či sa posudzuje na osobu, stranu, stôl alebo tím. Oznámte akékoľvek zľavy posudzované pri pokročilej kúpe letenky.
Pridajte hlavné číslo miesta konania tak, aby stratení účastníci mohli objasniť pokyny v deň podujatia. Objasniť účel čísla. Napríklad napíšte "Len pre trasu". Alternatívne môžete vytlačiť malú mapu na rubovej strane listu alebo malú mapu umiestniť do pozvánky.
Zatvorte s háčikom. Rally pozvaní zúčastniť s posledným odvolacím dôvodom. Pripomeňte im, prečo je udalosť dôležitá. Napríklad: "Poďme zachrániť psy v Orange County spolu."
