Keď potrebujete zhrnúť veľké množstvo informácií, je to efektívny spôsob, ako to urobiť. Mnoho ľudí považuje písanie za ťažké a verí, že nemajú slovnú zásobu, aby to urobili. Ale ako hovorí učiteľ písania William Zinsser, písanie je len na papieri. Všetko, čo musíte urobiť, je organizovať svoje myšlienky, postupovať podľa štýlu zvoleného formátu a používať jednoduchý a jasný jazyk.
Písanie správy v poznámke
Napíšte hlavičku. Pre poznámku uveďte v ľavom hornom rohu, kto má čítať poznámku (napríklad Komu: Všetci zamestnanci), kto ju napísal (From: Your Name), kto iný ju prijme (CC: Name of Receiver) dátum (aktuálny dátum) a o čom sa to týka (Predmet: Téma na adresu.)
Ak ide o list, začnite s dátumom a pozdravom, napríklad "Všetkým zamestnancom:".
Zvážte svoje publikum.Ak píšete na všeobecné publikum, použite jazyk, ktorému rozumejú všetci. Noví zamestnanci ešte nemusia vedieť firemný žargón a zamestnanci v jednom oddelení nemusia rozumieť terminológii iného.
Vytvorte prehľad. Usporiadanie vašich myšlienok umožňuje jasné písanie. Zvážte, čo vaše publikum bude chcieť vedieť a čo im chcete povedať. Zdôraznite kľúčové závery správy a čo to znamená pre ľudí, ktorí si prečítajú túto poznámku.
Začnite so silnými úvodnými vyhláseniami. Potvrdiť správu a jej závery. Napríklad: "V dôsledku našej nedávnej štúdie o produktoch vykonáme niekoľko zmien v našich politikách používania internetu."
Vysvetliť. Zvýraznite všetky údaje alebo zistenia, ktoré podporujú záver. "Konzultanti zistili, že zamestnanci strávili dve hodiny denne v priemere kontrolujú e-mail a riadia fantastické športové tímy." Tiež nechajte čitateľa vedieť, kedy dôjde k zmenám.
Povedzte ľuďom, kde môžu získať úplnejšie informácie (ak je to vhodné). Napríklad: "Budeme o tom ďalej diskutovať na našej týždennej schôdzi pracovníkov v piatok" alebo "Celá správa je k dispozícii všetkým zamestnancom vo formáte PDF". Nepodpisujte poznámku; Vaše meno sa nachádza v hornej časti poznámky. Ak píšete písmeno, použite svoje priezvisko, celé meno alebo celé meno a titul v závislosti od okolností a vašich preferencií.
Prepísať a odstrániť neporiadok. Opätovne prečítajte návrh a odstráňte nepotrebné slová. Napríklad, "Spoločnosť Scranton by sa mala aktívne usilovať o zníženie problémov neproduktivity obmedzením nepracovného využitia firemných zdrojov" môže byť prepísaná ako "Spoločnosť nás požiadala o obmedzenie osobného používania majetku spoločnosti. zvýši našu produktivitu."
Kontrola pravopisu a pravopisu. Majte dôveryhodného kolegu kontrolu gramatiky a tónu; zle napísaná veta môže byť interpretovaná spôsobom, akým ste nikdy nemali v úmysle. Tiež spustite kontrolu pravopisu, ale buďte opatrní pri automatických funkciách nahradzovania slov. Nechcete, aby vaša správa hovorila "Indonézia", keď ste mysleli "Indiana".
