Ako napísať poznámky pre dobrovoľníkov vianočnej strany

Použitie poznámok zamestnancov na vyžiadanie dobrovoľníkov na plánovanie kancelárskej veselice je dobrý spôsob, ako zapojiť veľa pracovníkov a zaradiť ich do kancelárskeho tímu. Efektívne využívanie dobrovoľníkov zamestnancov môže spôsobiť, že akcie, ako sú napríklad vianočné oslavy, sa bez ťažkostí uvoľnia. Poznámky tiež zabezpečujú, aby správa alebo oznámenie dosiahli všetkých určených príjemcov. Pri plánovaní vianočných večierkov a iných kancelárskych podujatí je potrebné zabezpečiť, aby každý, kto je pozvaný na účasť, vedel o dátume a čase.

Položky, ktoré budete potrebovať

Zoznam potenciálnych dobrovoľníkov zamestnancov
Kontaktné informácie pre všetkých potenciálnych dobrovoľníkov
Dátum, miesto a čas udalosti
Zoznam dobrovoľníckych časových a pracovných požiadaviek

Určite typ vianočného večera, ktorý vaša kancelária bude mať. Rozhodnite sa, či sa udalosť bude konať v kancelárii alebo mimo nej. Nastavte rozpočet. Určte počet pozvaných ľudí vrátane manželov alebo hostí zamestnancov. Rozhodnite sa, či sa alkohol podáva a či bude poskytovať bezplatné nápoje alebo hotovosť. Uchovávajte podrobný zoznam parametrov strany, aby ste dobrovoľníkov pomohli s ich nastavením.

Určte, koľko dobrovoľníkov zamestnancov budete potrebovať na usporiadanie a uľahčenie strany. Vo väčšine prípadov sa bude vyžadovať aspoň 10 dobrovoľníkov, aby pokryli všetky funkcie. Vyberte vedúceho dobrovoľníka, ktorý bude dohliadať na ostatných dobrovoľníckych zamestnancov. Diskutujte podrobnosti o organizácii priamo s vedúcim dobrovoľníkom. Uistite sa, že každý potenciálny dobrovoľník má čas a možnosť zúčastniť sa pred priradením úloh.

Vytvorte pripomienku všetkým potenciálnym dobrovoľníkom, v ktorých sa uvádza, že potrebujete pomoc s kancelárskou party. Uveďte meno zamestnanca, ktorého ste vybrali, aby konal ako dobrovoľník. Uistite sa, že všetci dobrovoľníci pochopia, že okrem vás bude k dispozícii aj ďalšia osoba, ktorá bude pracovať prostredníctvom logistiky organizácie strany. Požiadajte všetkých príjemcov pripomienok, aby sa s vami v priebehu týždňa dostali do styku, aby vás informovali, či môžu dobrovoľne. Uchovávajte zoznam všetkých, ktorí súhlasili s vašou pomocou.

Odošlite druhú poznámku ľuďom, ktorí sa dobrovoľne prihlásili. Priraďte úlohy a zodpovednosti strán určitým osobám alebo malým skupinám. Napríklad umiestnite jednu skupinu zodpovednú za výber menu potravín; druhá skupina zodpovedná za obete pozvánok; tretia skupina zodpovedná za dekorácie, party laskavosti a darčeky. Pokračujte v rozdeľovaní úloh, kým nebudú pokryté všetky aspekty strany. Možno budete musieť zaobstarať ďalších dobrovoľníkov, ak je vaša strana veľká, formálna alebo zložitejšia ako neformálne stretnutie v kancelárii.

V druhej správe oznamuje plán organizovania a prípravy stretnutí dobrovoľníckych výborov strany, týždenne alebo mesačne. Naplánujte si prvé stretnutie aspoň štyri až šesť mesiacov pred podujatím. To pomôže zabezpečiť, aby sa neprehliadli žiadne detaily a všetci dobrovoľníci pochopili svoje povinnosti a časové záväzky. Naplánujte schôdzky počas firemného času, na mieste, ale uistite sa, že nebudú negatívne ovplyvňovať každodennú prácu dobrovoľníkov. Opýtajte sa všetkých dobrovoľníkov, aby vám oznámili, či sa zúčastnia úvodného stretnutia.

Použite poznámky, aby ste pravidelne sledovali všetky dobrovoľníkov počas celého procesu plánovania. Uveďte v každej poznámke to, o čom sa diskutovalo na poslednom stretnutí a čo bude prerokované na ďalšej schôdzi. Opýtajte sa dobrovoľníkov, aby komunikovali s celou skupinou, ak majú nápady, návrhy, otázky alebo obavy, aby si všetci uvedomili, ako postupuje proces plánovania.

Pred podujatím pošlite poznámku všetkým vo vašej kancelárii alebo spoločnosti a ďakujte zamestnancom dobrovoľníkom za ich prácu pri príprave strany. Tento prejav vďačnosti je pre dobrovoľníkov dôležitý.

Tipy

Pri zostavovaní poznámok používajte tradičný obchodný jazyk, a to aj pre zábavné podujatia, ako sú vianočné oslavy. Vyhnite sa používaniu slangových výrazov, neprávosti a diskutabilného jazyka pri zostavovaní poznámok.