Dobre udržiavaný archivačný systém umožňuje rýchlu dostupnosť dôležitých informácií a šetrenie finančných prostriedkov spoločnosti ušetrením času. Podniky, školy, vládne agentúry a dokonca aj obyčajní ľudia používajú informačné systémy na udržiavanie svojich záležitostí. Vyberte si medzi štyrmi rôznymi typmi archivačných systémov pre vašu kanceláriu. Každý ponúka svoje vlastné výhody a nevýhody.
Abecedný archivačný systém
V abecednom systéme archivovania usporiadajte záznamy podľa mena - buď mena osoby, spoločnosti alebo subjektu - v súlade s písmenami abecedy. Tento systém podávania použite dvomi rôznymi spôsobmi. Aktuálny abecedný systém podávania, známy aj ako slovníkový systém, archivuje jednotlivé záznamy v abecednom poradí. Tieto archivačné systémy fungujú dobre pri ukladaní malého počtu záznamov, menej ako 5 000 súborov, podľa spoločnosti Ancom, ktorá je spoločnosťou v oblasti archivovania dokumentov.
Tento systém sa ukazuje ako problematický, keď máte veľa klientov alebo zákazníkov, ktorí zdieľajú rovnaké meno. Použite geografický systém - tiež označovaný ako encyklopédia alebo klasifikovaný systém - na organizovanie väčších objemov záznamov. V tomto systéme sa skupina zoskupuje pod širokú kategóriu na základe umiestnenia, akým je napríklad mesto, kraj alebo štát. Kategórie a súbory v každej kategórii sú usporiadané abecedne.
Systém číselného archivovania
Ak používate systém číselného archivovania, priraďte čísla k jednotlivým súborom a usporiadajte čísla v postupnom poradí. Súbory pre ľudí s rovnakým názvom nebudú mať duplicitné nadpisy ako v abecednom systéme. Tento systém tiež ponúka lepšiu dôvernosť súborov, pretože na súbory sa nezobrazujú žiadne mená a pri manipulácii s veľkým množstvom súborov fungujú dobre. Namiesto priraďovania čísel k súborom použite chronologický systém, ktorý dáva súbory v poradí podľa dátumu.
Systém podávania číslicových terminálov
Ak používate filtrovanie koncových číslic, priraďte čísla súborov v postupnom poradí, ale zadajte ich podľa posledných dvoch číslic. Ancom uvádza príklady nájdenia súboru s číslom 17234. Najprv prejdete do sekcie 34 v systéme archivovania a potom hľadáte oblasť 72 tejto sekcie a nakoniec hľadáte súbor 1. Tento systém funguje pri zachovaní viac ako 10 000 súborov.
Alfanumerický archivačný systém
Použite obe písmená a čísla na usporiadanie súborov v alfanumerickom systéme archivovania. Napríklad použite dva znaky na označenie stavu, v ktorom klient žije, za ktorým nasleduje číslo, ktoré označuje jeho číslo účtu. To umožňuje jednoduchšie presorting, keď potrebujete vytiahnuť veľké množstvo súborov z rovnakého miesta.
