Mzdové poznámky poskytujú zamestnancom informácie o nových zmenách v politike spoločnosti a pripomínajú zamestnancom aktuálne pravidlá. Napríklad, ak zamestnanci zvyčajne zabúdajú podpísať svoje časové karty, stručná poznámka im môže pripomenúť túto požiadavku. Ak kvôli sviatkom budú kontroly k dispozícii o deň skôr, môžete použiť upomienku na upozornenie zamestnancov. Posielajte iba poznámky potrebným osobám. Mzdové oddelenie by malo obsahovať výkazy o mzdách s výplatami zamestnancov alebo zárobkovými výkazmi, aby zamestnanci dostali túto poznámku.
Napíšte nadpis. Zahrňte dátum, príjemcov a subjekty. Napríklad: 12/01/2020 Komu: Všetci zamestnanci Od: oddelenie miezd Predmet: Early Payday
Napíšte telo poznámky; toto je váš dôvod pre písanie poznámky. Napríklad: "Vzhľadom na vianočnú dovolenku budú kontroly miezd k dispozícii na 23." Jednoducho umiestnite svoje odseky a, ak má vaša poznámka viac ako jeden, dvakrát za každým odsekom.
Napíšte zatvorenie. Aj keď nemusíte byť tak formálne, ako ste v obchodnom liste, zahrňte záverečné vyhlásenie a názov vášho oddelenia. Napríklad, "Ak máte akékoľvek otázky, obráťte sa prosím na oddelenie mzdovej agendy. Ak vaše oddelenie má svoje vlastné rozšírenie, zadajte telefónne číslo.
Tipy
-
Pri posielaní pripomienok všetkým zamestnancom, ktorí im pripomínajú firemné pravidlá, berte do úvahy, že niektorí zamestnanci vykonávajú túto činnosť správne, takže nechcete, aby sa táto poznámka tvrdo písala. Napríklad: "Len rýchla pripomienka firemných zásad, že zamestnanci musia podpísať svoje časové karty. Oznámenia o zmenách pravidiel by mali byť jednoduché a správne, ale poskytnúť vaše kontaktné informácie na otázky. Napríklad, "Začiatok 02/28/12, zamestnanci musia vrátiť svoje úhrady v týždennej Ak máte akékoľvek otázky, kontaktujte Susie na pobočke 210. Ďakujem." Ak posielate kópiu poznámky inej osobe, ako je napríklad vlastník spoločnosti, uveďte CC riadok pod predmetom pre meno osoby. Texas A & M University odporúča použiť podkapitoly pre poznámky dlhšie ako tri odseky. Na svoje poznámky použite hlavičkový papier spoločnosti, aby ste čitateľovi vedeli, že ide o oficiálnu poznámku. Pred odoslaním poznámok dostanete súhlas od svojho vedúceho oddelenia alebo vlastníka spoločnosti.
Výstraha
Poznámky napísané v neobvyklých písma môžu byť ťažko čitateľné a neprofesionálne vyzerajúce. Použite štandardné písmo a urobte text v rovnakom rozlíšení ako ľavý okraj pre ľahšiu čitateľnosť.Aj keď je poznámka sťažnosť, dávajte pozor na slová, ktoré si vyberiete pri písaní. Udržujte svoju profesionalitu po celý čas.
