Správa záznamov v podniku zahŕňa klasifikáciu, ukladanie, zabezpečenie a uchovávanie alebo likvidáciu záznamov. Fotografie, e-maily a súbory sa považujú za záznamy. Záznamy sa klasifikujú podľa ich obchodnej funkcie. Napríklad súbor môže byť klasifikovaný ako "aktívny" a nachádza sa v rade správ o priebehu. Samotné série môžu byť kategorizované ako historické alebo fiškálne.
právnej
Správa záznamov zohráva dôležitú úlohu pre organizácie, ktoré produkujú mnoho právnych dokumentov. Pre existenciu spoločnosti je dôležité, aby bola zachovaná knižnica právnych dokumentov. Právny proces môže byť zložitejší, ak sa ignoruje správa záznamov. Právna dokumentácia musí byť ľahko dostupná, ak je spoločnosť zapojená do prípadu alebo ak dôjde k právnej kríze.
administratívne
Z administratívneho hľadiska musí program riadenia záznamov logicky identifikovať, uchovávať a disponovať s logickými a legálnymi spôsobmi. V školských systémoch môže uchovávanie a archivácia obsahovať informácie poskytnuté inštruktormi. Tento typ informácií zahŕňa písaný alebo spracovaný materiál. Zahrnuté sú aj listy, ktoré boli zaslané študentom a rodičom.
výskum
Prieskum trhu, strategické plány a obchodné plány spoločnosti sú časovo citlivé dokumenty. Ako sa používajú, závisí od prebiehajúcich projektov alebo cieľov organizácie. Ak chce spoločnosť preniknúť na nový trh, môže sa spoliehať na primárny alebo sekundárny výskum. Každá forma referenčného materiálu môže zohrávať významnú úlohu v expanzívnom úsilí spoločnosti.
