Žiadny nastavený faxový formát nezodpovedá každej situácii. Nasledujúce všeobecné pokyny však pomôžu príjemcovi faxu rýchlo vyhľadať informácie o faxe. Tieto pokyny tiež zabezpečia, že príjemca nebude mať žiadne problémy pri príchode faxu a že sa pri odosielaní vyhnete problémom.
Držte svoj fax dlhší ako 10 až 12 strán. Mnoho faxových prístrojov pre malé kancelárie nemôže naraz spravovať príliš veľa strán. Veľké faxy tiež viažu telefónne linky zdieľané s faxovými prístrojmi. Pošlite svoj fax do viacerých šarží, ak musíte odoslať viac ako 10 až 12 strán. Povedzte príjemcovi, aby od vás očakával viac ako jeden fax.
Upravte okraje stránky alebo veľkosť písma, aby ste dosiahli menej stránok. Pamätajte však, že menšie veľkosti písma nemusia byť príliš ľahko čitateľné a malé okraje môžu vyzerať neprofesionálne, ako v prípade životopisu. Použite aspoň 11 písmen.
Napíšte faxy vo formáte obchodného listu, ak je to možné. Okraje by mali byť jeden palec na ľavej a pravej strane a jeden a pol palca na hornej a spodnej časti, ak je to možné. Jeden-priestor váš list, dvojité oddelenie medzi odsekmi. Zahrňte termín na začiatok a bloky adries odosielateľa a príjemcu pred pozvánkou. Blok adresy odosielateľa je prvý.
Zahrňte titulnú stranu s faxom. Na obálke nie je potrebné dodržiavať určitý formát rozloženia, ale mal by obsahovať aj kontaktné informácie odosielateľa a príjemcu, koľko stránok obsahuje fax a riadok predmetu, v ktorom je uvedené, čo je faxom. Pridajte niekoľko riadkov pre osobné poznámky týkajúce sa faxu. Medzi kontaktné informácie patria mená jednotlivcov a spoločností, názvy oddelení, adresy, e-mailové adresy a telefónne čísla. Sprievodný list by mal byť ľahko čitateľný, aby príjemca mohol rýchlo nájsť informácie o ňom.
Ak je to možné, zabráňte odosielaniu faxov pomocou grafiky. Trvajú príliš veľa času na odosielanie a prijímanie a strácajú veľa atramentu. Tiež sa zvyčajne nedostávajú príliš dobre na faxoch kvôli nekvalitnej tlači.
