Prakticky každá organizácia spolieha na počítače alebo počítačové vybavenie pre niektoré funkcie a mnohé organizácie spoliehajú na zamestnancov, aby používali počítače každý deň. Napriek cenovým označeniam, ktoré tieto stroje prinášajú, ponúkajú návratnosť investícií organizácie vo forme zvýšenia efektívnosti, profesionálnejších prezentácií a dokonca lepšej komunikácie.
efektívnosť
Vo dňoch, kedy sa počítače v amerických organizáciách stali všadeprítomnými, zamestnanci v úlohách so zložitými funkciami, ako je účtovníctvo a analýza, museli často robiť pokročilé výpočty len s malým množstvom ako ceruzkou, papierom a kalkulačkou. Zamestnanci, ktorých úlohou bolo vytváranie dokumentov, museli manuálne napísať svoje inscenácie. Počítače predstavili elektronický prvok, ktorý umožňuje zamestnancom vytvárať digitálne súbory bez nutnosti písania na papieri a elektronické tabuľky umožňujú zamestnancom vykonávať zložité matematické výpočty jednoduchým zadaním do počítača. Keď rozšírenie 4-H organizácie v St. Paul, Minn.,. uviedli počítače v roku 1986, podľa časopisu Journal of Extension agenti rýchlo zistili zvýšenie efektívnosti pri výrobe školiacich materiálov a dokonca aj pri vytváraní tlačových správ.
profesionalizmus
Rovnako ako počítače umožňujú zamestnancom efektívnejšie vytvárať dokumenty, stroje tiež pomáhajú zamestnancom dať týmto dokumentom rafinovaný a profesionálny vzhľad. Namiesto predloženia rukopisu alebo písaného rukopisu miestnym novinám alebo publikácii môžu zamestnanci napríklad vygenerovať dokument v softvérovej aplikácii, elektronicky skontrolovať pravopisné a gramatické chyby a predložiť dokument priamo editorovi. Profesionálni predajcovia môžu používať počítače na vytváranie grafov a grafov preukazujúcich výhody svojich produktov a služieb a moderátori môžu používať počítače na vývoj a poskytovanie profesionálnych, animovaných a dokonca interaktívnych prezentácií.
Zdieľanie údajov
V zozname výhod kancelárií, ktoré počítače ponúkajú, počítačové webové stránky Spam Laws opakovane potvrdzujú schopnosť počítačov a sietí uľahčovať zdieľanie informácií. Zamestnanci na jednom mieste môžu vytvárať elektronické dokumenty a zamestnanci na inom mieste - dokonca aj v inej krajine - dokážu načítať dokument len o chvíľu neskôr. Keďže elektronické súbory zaberajú len veľmi malé množstvo fyzického priestoru, zamestnanci si môžu so sebou vziať aj súbory pri cestovaní alebo elektronicky prístupné zo vzdialeného miesta.
komunikácia
Počítače umožňujú elektronickú komunikáciu a táto forma okamžitého prístupu pravdepodobne predstavuje jednu z najvýznamnejších výhod, ktoré môžu počítače ponúknuť organizácii. Pomocou elektronickej komunikácie, ako je e-mail, instant messaging a webové vysielanie, vedúci organizácie môžu komunikovať s veľmi veľkým počtom zamestnancov v reálnom čase bez ohľadu na fyzickú polohu. Počítače tiež pomáhajú uľahčiť elektronickú komunikáciu s inými hlavnými zainteresovanými stranami, ako sú investori a dodávatelia, a zákazníci môžu využívať elektronickú komunikáciu na rýchle získanie služieb alebo dokonca zadanie objednávky. Počítače môžu dokonca pomôcť organizáciám znížiť náklady na komunikáciu tým, že uľahčia videokonferencie, ktoré znižujú fyzické cestovanie alebo vytvárajú hlasové spojenia, ktoré eliminujú potrebu tradičných telefónov.
