Každý podnik a osoba, ktorá pracuje s verejnosťou, musí v určitom čase komunikovať s verejnosťou. Nie je však ideálne, aby strana rozdelila svoje zdroje medzi svoje hlavné podnikanie a vysvetľovala, že podnikanie do sveta - to je miesto, kde agentúry pre styk s verejnosťou prichádzajú. Každá PR agentúra, ktorá stojí za to jej soľou, využije množstvo metód, aby sa stala efektívnou tvárou a hlasom pre klienta, ktorý predstavuje.
Získanie na rovnakej stránke ako klienta
Pred tým, než agentúra PR môže odmietnuť správu v mene klienta, musí zistiť, čo je táto správa. Predstavitelia PR sa na začiatku vzťahu stretnú s klientmi, aby zistili všetko, čo môžu o svojich operáciách. Pre podniky tieto informácie zahŕňajú svoje všeobecné poslanie, produkty, služby a spôsob ich uvedenia na trh. U verejných činiteľov, ktoré obsahujú informácie o profesionálnych projektoch osoby, ako aj údaje o osobnom živote, ktoré by mohli ovplyvniť verejnú mienku. Pre všetkých klientov agentúra vytvára protokol na výmenu informácií tak, aby nikdy nezmeškala šancu predstaviť verejnosti nový vývoj.
Písanie tlačových správ
Základným produktom, ktorý vychádza z PR agentúr, je tlačová správa, informácie o spoločnosti, ktorá sa vydáva spravodajským agentúram na zverejnenie. Spravodajské agentúry chcú mať tlačové správy, najmä v pomalých spravodajských dňoch, pretože to znamená menej práce na vyplnenie priestoru v príspevku. Upozorňuje na to, že tlačová správa by mala vyžadovať len niekoľko úprav - inak by redaktori nechcú strácať drahocenný čas na to, čo pravdepodobne nepodstatné informácie. Jedným zo spôsobov merania kvality agentúry PR je žiadosť o vydanie tlačových správ a ich preskúmanie v porovnaní s odporúčaniami štýlu Associated Press. Ak sa tieto verzie ťažko odlíšia vo formáte zo skutočných spravodajských článkov a vy stále odídete s pozitívnym dojmom organizácie zastúpenej vo vydaní, agentúra urobila svoju prácu dobre. Ale na rozdiel od skutočného spravodajského článku nie je dôležité, aby tlačová správa obsahovala presné citácie. Často spisovateľ pre vzťahy s verejnosťou tvorí citácie - ale iba v mene klientov - a snaží sa získať súhlas od klienta skôr, ako sa tlačová správa odošle novinám.
Vytváranie vzťahov s agentúrami
PR agentúry by mali mať zoznam spravodajských agentúr, ktorým posielajú tlačové správy. Ale dôležitejšie je, že profesionáli v oblasti vzťahov s verejnosťou vytvárajú vzťahy s novinármi, ktorí hľadajú informácie o kliente. PR odborníci sú vstupnou bránou pre všetky informácie, ktoré prichádzajú z organizácie, ktorú zastupujú. Znamená to, že PR agentúra bude prvým kontaktom novinára ohľadom informácií o klientovi a agentúra bude konať buď ako hovorca pre klienta, alebo bude dať novinára kontakt s riadnou osobou v rámci organizácie klienta. Niekedy zamestnanec s agentúrou pôsobí ako tretia strana v rozhovore, aby viedol otázky a odpovede v pozitívnom smere.
Spravovanie prítomnosti sociálnych médií
S rozvojom sociálnych médií sa rozšírila úloha profesionálov v oblasti vzťahov s verejnosťou, aby zahŕňala zastúpenie klientov online. Ak má klient blog, profil Facebook alebo Twitter, mala by mať prístup k agentúre PR; ak klient nemá žiadnu, agentúra by mala zriadiť jednu. Na rozdiel od tlačových správ je prítomnosť sociálnych médií priamo verejnosti. V dôsledku toho sa agentúra nemusí starať o to, aby sa pridržiavala novinového formátu, alebo sa zdá byť zaujatá v mene klienta, pretože nikto neočakáva, že by verejná osobnosť alebo spoločnosť nemala svoj vlastný roh. Rovnako ako povinnosti hovorcu alebo citácie v tlačových správach, aktualizácie sociálnych médií by mali byť napísané tak, ako keby boli informácie priamo od klienta, na rozdiel od perspektívy prenajatej tretej strany.
