Hoci sú slová príloha a príloha často používané zameniteľne v obchodných listoch, predstavujú rôzne metódy zahrnutia položiek. V najprísnejšom zmysle sa príloha považuje za súčasť písmena, zatiaľ čo obal sa považuje za samostatný dokument. V prípade niektorých organizácií, ako je napríklad vláda, používanie pre každý z nich je vymedzené odoslanou korešpondenciou, zatiaľ čo pre iných je použitie buď prijateľné.
Pridanie prílohy
Príloha je dokument, ktorý je súčasťou obchodného listu. Pridáva alebo ďalej opisuje informácie v rámci písmena. Niektoré príklady obsahujú tabuľku, ktorá poskytuje vizuálne vysvetlenie finančných faktúr alebo prognóz, graf, ktorý poskytuje grafický prehľad o obchodných trendoch alebo rozpočte. Pri odosielaní prílohy uveďte slovo "Príloha" v ľavej dolnej časti písmena s bodkočiarkou a číslo prílohy. Mali by ste tiež uviesť v tele listu, že položka je pripojená (alebo sú pripojené viaceré položky), ktoré zlepšujú alebo ďalej vysvetľujú informácie v liste.
Vrátane prílohy
Krabička je dokument, ktorý je doplnený obchodným listom. Môže sa stať samostatne ako vlastný dokument a nevyžaduje obchodný list, aby vysvetlil, čo je dokument alebo ako ho interpretovať. Pri odosielaní uzáveru v obchodnom liste umiestnite písmená "Enc" polovičné čiarky alebo napíšte slovo "Enclosure" v spodnej časti písmena na ľavej strane. Potom zadajte názov dokumentu. Toto upozorňuje čitateľa, že druhý dokument je zahrnutý do korešpondencie. Jedným príkladom dokumentu, ktorý je vhodný pre prílohu, je životopis, ktorý je súčasťou sprievodného listu. Obnovenie je oddelené od písmena a ľahko stojí sám.
Prílohy v e-maile
V niektorých situáciách neexistuje žiadna metóda na rozlíšenie medzi prílohou a krytom. Jedna z týchto situácií nastane, keď posielate obchodný list e-mailom. Pretože neexistuje žiadna možnosť uzavretia a e-mail je forma elektronického prenosu, všetky dokumenty zaslané e-mailom sa stávajú prílohou. Príloha sa pridáva k e-mailu ako na stiahnutie, ktorá sa odošle s telom e-mailu.
Využitie federálnej vlády
Môžu existovať pravidlá pre používanie príloh a príloh v určitých pobočkách federálnej vlády. Napríklad vo svojej korešpondenčnej príručke US Geological Survey opisuje, ako sa s prílohami a schránkou zaobchádzať pri odosielaní korešpondencie. Podľa ich príručky odosielate položku ako prílohu, ak je korešpondencia poznámkou, zatiaľ čo ak ide o písmeno, mali by ste použiť dodatok na slovo pre ďalšie dokumenty. V obidvoch prípadoch zadajte dva riadky pod podpísaným blokom "Príloha" alebo "Príloha". Urobíte to čitateľovi, aby hľadal prílohy alebo prílohy. Ak chýbajú, požiadajte o ich odoslanie, pretože boli určené na odoslanie s listom alebo poznámkou.
Ak existuje viac ako jedno pripevnenie alebo puzdro, uveďte, koľko ako "2 skrinky" alebo "3 prílohy". Ak nie je v texte označené, použite za slovom dvojbodku, za ktorým nasleduje názov alebo vysvetlenie dokumentu na ďalšom riadku. Napríklad: "Enclosure:" (ďalší riadok) odsadzujte dva medzery a pridajte "Resume of John Q. Adams" bez ukončenia interpunkcie. Ak existuje viacero príloh alebo príloh, ktoré sa v texte neuvádzajú, názov alebo popis jednotlivých položiek na samostatnom riadku. Napríklad: 2 Prílohy: (nasledujúci riadok) odsadzujte dva medzery a napíšte: "Resume of John Q. Adams" (ďalší riadok) odsadzujte dva medzery a zadajte: Zoznam ocenení a výsledkov "bez koncových interpunkcií.
