Kancelárske postupy sú akceptovaným štandardom pre podnikanie na konkrétnom pracovisku. Tieto štandardy sa môžu líšiť v závislosti od odvetvia, pracovného zaťaženia, geografickej polohy, profesionality kancelárie alebo veľkosti spoločnosti. Napríklad, kancelárske postupy v lekárskej, zubolekárskej alebo právnej praxi sa budú značne líšiť od kancelárskych postupov v oblasti stavebníctva, maloobchodu alebo dovozu. Existujú však niektoré "normy" pre kancelárske postupy v jednotlivých odvetviach.
Telefonické postupy
Všetky kancelárie vyžadujú profesionálne a zdvorilé telefónne správanie. Okamžite odpovedzte na telefón, hovorte jasne a zdvorilo a nikdy nenechávajte volajúceho v držaní viac ako niekoľko sekúnd bez toho, aby ste sa vrátili k hovoru - aj keď všetko, čo sa hovorí, je "stále pracujem na vašej žiadosti".
Vezmite správy pre pracovníkov, ktorí sú mimo kanceláriu alebo nie sú k dispozícii. Zaznamenajte si meno, dátum, čas a telefónne číslo volajúceho spolu s účelom hovoru, ak je daný. Keď je systém hlasovej schránky na svojom mieste, opýtajte sa volajúceho, či chce zanechať hlasovú schránku, a potom ju odovzdajte do hlasovej schránky. Je nepopierateľné presmerovať hovor bez informovania volajúceho pred prenosom.
Správa záznamov
Špecifiká pre správu záznamov sa značne líšia od kancelárií po kancelárie, ale podrobnosti o všetkých obchodných operáciách sa musia udržiavať usporiadaným a profesionálnym spôsobom. Uchovávajte kópie všetkých potvrdení, faktúr, výpisov z účtu, objednávok, návrhov, odhadov pracovných miest, korešpondencie, správ a všetkých ďalších dokumentov, ktoré spoločnosť vyrobila.
Vytvárajte súbory pre každého predajcu, zákaznícky účet, predaj alebo projekt, na základe špecifikácií spoločnosti. Označte všetky priečinky a uložte ich na ľahko prístupné miesto, kde je ich možné v prípade potreby rýchlo vyzdvihnúť. Ide o požiadavky na správne riadenie akéhokoľvek podnikania bez ohľadu na priemysel.
Manipulácia a distribúcia pošty
Správa prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty sa bude líšiť aj v kancelárii, ale bude považovať všetku poštu za dôležitú korešpondenciu a okamžite ju spracovať, najmä korešpondencia s klientmi a zákazníkmi.
Otvárajte a smerujte poštu k príslušnému oddeleniu alebo zamestnancovi v závislosti od konkrétnych firemných postupov. Nikdy neotvorte poštu označenú ako "osobný". Ak má byť pred distribúciou otvorená prichádzajúca pošta, archivujte obálku na zadnej strane korešpondencie v prípade, že potrebujete informácie o adrese alebo odosielateľovi.
Ak je to potrebné, odvážte odchádzajúcu poštu a pridajte správne množstvo poštovného v pravom hornom rohu. Ak je zásielka vyzdvihnutá poštovým nosičom, umiestnite ju do správneho odchádzajúceho miesta na vyzdvihnutie. Ak sa dostanete na miestnu poštu, umiestnite všetky písmená do škatule pre jednoduchú prepravu. Pásky všetky balíky bezpečne a jasne označiť ich pre správne dodanie.
Počítače a technológie
Zabezpečenie správnej ochrany počítačových údajov je dôležité v dnešnej kancelárii, ktorá sa na takéto informácie veľmi spolieha. Vykonávajte základné bezpečnostné postupy na ochranu počítačových súborov a hardvéru.
Ak chcete chrániť dokumenty a softvér, vytvorte dennú zálohu všetkých súborov počítača na internetovej stránke, ktorá ponúka takúto službu, alebo na samostatnej jednotke flash alebo disku Zip. Buďte opatrní pri sťahovaní súborov a softvéru z Internetu. Udržiavajte programovanie ochrany proti vírusom vždy, keď je počítač zapnutý, a aktualizujte vírusovú databázu, pretože nové hrozby sa objavujú nepretržite.
Chráňte hardvér so silnou a spoľahlivou prepäťovou ochranou. Vypnite počítače v noci, keď ich nikto nepoužíva, a počas silných búrkových bleskov odpojte akúkoľvek elektroniku.
