Počiatočná komunikácia medzi potenciálnym klientom a advokátskou kanceláriou je zvyčajne po telefóne, ktorú spravuje recepčný. V dôsledku toho je dôležité, aby recepčný pracovník firmy bol vždy profesionálny a zdvorilý. Zachovanie profesionality môže byť niekedy výzvou, najmä pre recepčných, ktorí denne odpovedajú na vysoký objem hovorov. Existujú však určité zásady, ktoré by ste mali vždy dodržiavať pri odpovedaní na volania v advokátskej kancelárii.
Počiatočný príjem hovoru
Vykonajte každý hovor oznámením názvu advokátskej kancelárie, identifikáciu podľa mena a spýtajte sa, ako môžete pomôcť volajúcemu. Napríklad "Dobré ráno, to je právnická firma X a Y, Jane hovorí, s kým som hovoril?" Keď ste identifikovali volajúceho podľa mena, opýtajte sa "Ako vám môžem pomôcť dnes pani Z" a odkazujte na meno volajúceho počas zvyšku rozhovoru. Prijímanie poznámok počas každého hovoru môže byť užitočné, najmä pokiaľ ide o mená. Udržujte pozitívny tón počas rozhovoru, buďte trpezliví a nikdy nestrachujte svoju náladu. Vyhnite sa používaniu žargónu, slangu alebo nehovorov, ako napríklad "uh huh" a "um".
Určenie potrieb volajúceho
Je veľmi dôležité, aby ste pozorne počúvali volajúceho, identifikovali jej potreby a jasne a stručne poskytli požadované informácie. Každý volajúci hľadá pomoc pri získavaní potrebných informácií alebo hľadaní správnej osoby, s ktorou má hovoriť.
Cestujúci volajúci na príslušnú osobu vo firme
Ak volajúci požaduje informácie najlepšie poskytnuté advokátom, informujte volajúceho, že potrebuje hovoriť s niekým iným a požiadajte ho o prenos. Obráťte sa na právneho zástupcu, ktorému máte v úmysle preniesť hovor, oznámiť volajúceho menom, zverejniť účel hovoru a presunúť hovor, ak je k dispozícii advokát. Žiadny volajúci by nemal byť ponechaný dlhšie ako 45 sekúnd. Po 45 sekundách spýtajte sa volajúceho, ak chce pokračovať v držaní, chcel by byť zavolaný späť, keď je k dispozícii advokát, alebo by radšej zavolal neskôr.
Ukončiť hovor
Pred ukončením každého hovoru sa opýtajte, či môžete pred ukončením hovoru akúkoľvek ďalšiu pomoc. Ďakujem volajúcemu za zváženie advokátskej kancelárie. Je zriedka možné, aby právny recepčný presvedčil potenciálneho klienta, aby najal právnickú firmu, ale je veľmi jednoduché, aby recepčný stratil klienta za advokátsku kanceláriu tým, že je neprofesionálny, hrubý alebo nepríjemný.
