Zatiaľ čo rýchle e-maily a telefónne hovory sú dostatočné pre mnohé obchodné účely, stále existujú niektoré veci, s ktorými je potrebné zaobchádzať s trvalosťou a profesionalitou listu. Rôzne situácie vyžadujú rôzne listy a aj keď existuje veľa rôznych dôvodov, môžete zistiť, že potrebujete napísať profesionálny list, môže byť užitočné zoznámiť sa s niektorými bežnými druhmi obchodných listov vopred.
1. Písmená umiestnenia objednávky
Ako naznačuje názov, je napísaný objednávkový list na umiestnenie objednávky tovaru. Tieto listy sú veľmi bežné, ale sú tiež veľmi formálne a mali by byť napísané veľmi presným a špecifickým spôsobom, a preto by mohlo byť užitočné pozrieť si šablónu pre tieto písmená pred tým, ako ich napíšete.
2. Úvodné obchodné listy
Ak chcete predávať produkty novému zákazníkovi, musíte sa predstaviť. To je veľmi podobné spôsobu, akým by ste sa predstavili niekomu na party, pretože chcete v oboch situáciách urobiť skvelý prvý dojem. Chcete svojmu cieľovému zákazníkovi ukázať, aké produkty alebo služby ponúkate, ako im môžu pomôcť a čo robí vaše podnikanie odlišné od ostatných.
3. Oznámenia v obežníkovom liste
Cirkulár je tak nazvaný, pretože je rozoslaný veľkému publiku. Inými slovami, zatiaľ čo väčšina listov je súkromná korešpondencia medzi dvoma alebo viacerými stranami, okruh sa naraz distribuuje do obrovských skupín. Keďže sú určené pre mnohých čitateľov, mali by byť napísané pre vášho cieľového publika. Pamätajte si, že je stále dostatočne rozšírené, aby ste sa mohli odvolávať na každého, kto ich prijíma.
4. Listy potvrdenia
Tieto listy sa posielajú len s cieľom potvrdiť, že vaša spoločnosť dostala obchodný doklad alebo balík. V zásade fungujú ako potvrdenie a mali by byť odoslané hneď po prijatí položky.
5. Následné listy
Následné listy sa môžu posielať po mnohých druhoch korešpondencie. Žiadateľ o zamestnanie môže poslať po pohovore následné kroky. Predajca môže po odoslaní úvodného predajného listu odoslať jeden týždeň alebo dva. Môžu byť zaslané po stretnutí s cieľom zopakovať dohody uzavreté oboma stranami. V zásade slúžia iba na pripomenutie príjemcovi predchádzajúcej komunikácie a naliehanie na pokrok v ďalšom kroku vzťahu alebo projektu.
6. Ospravedlnenie zákazníckeho servisu
Vo svete podnikania niekedy ide chyba. Bez ohľadu na to, či to bola chyba vašej spoločnosti a či jej bolo možné zabrániť, list ospravedlnenia môže dlhú cestu napraviť vzťah s poškodeným zákazníkom. Tieto listy často prechádzajú právnym oddelením, aby sa zabezpečilo, že spoločnosť sa nebude vystavovať právnej zodpovednosti.
7. Listy záujmov
Zatiaľ čo záujemcovia o zamestnanie najčastejšie používajú záujemcov o zamestnanie o tom, že zamestnávatelia majú záujem o pozíciu v spoločnosti, môžu byť tiež použité na vyjadrenie, že vaša spoločnosť má záujem pracovať na konkrétnom projekte s inou spoločnosťou alebo neziskovou organizáciou.
8. Condolence
Či smúti straty zamestnanca, súpera, partnera alebo niekoho iného vo vašom profesionálnom kruhu, sú kondolenčné listy ľahko napísané, ale môžu byť dotyčným gestom pre tých, ktorí sú najviac postihnutí smrťou.
9. Sprievodné memorandum
Zatiaľ čo poznámky sú často neformálne, tieto interné komunikácie sú ako obchodné listy od jedného zamestnanca k druhému. Poznámky môžu byť napísané takmer na akýkoľvek predmet, počnúc doplnkami k oblečeniu k závažným porušeniam zamestnancov.
10. Schvaľovací list
Hoci je vždy dobré pochváliť zamestnanca, ktorý ide nad rámec toho, mali by byť vyhradené pre skutočne pozoruhodné činy, pretože čím častejšie sú vylúčené, tým menej sú pre tých, ktorí ich prijímajú.
