Bez ohľadu na vaše odvetvie, pochopenie, ako napísať základné obchodné list je nevyhnutnou podmienkou pre všetkých podnikateľov. Aj keď je základná obchodná korešpondencia veľmi bežná, v technickom písaní je niekoľko druhov obchodných listov. Obchodné listy sa líšia podľa publika, účelu, autora a špecifického formátu.
Pokračovať v sprievodnom liste
Podnikatelia používajú sprievodný list v procese žiadosti o prácu s cieľom "predávať" sa organizácii, ktorej sa snažia pripojiť. Sprievodný list je prvým dojmom, ktorý vy ako uchádzač o zamestnanie urobíte pre svojho potenciálneho zamestnávateľa a zamestnávatelia často používajú sprievodný list ako lakmusový test na zistenie, či životopis stojí za čítanie. Podľa Purdue Online Writing Lab by ste mali napísať svoj sprievodný list v narativnom hlasu, zdôrazňujúc skúsenosti a zručnosti, ktoré vás pripravili na prácu, ktorú hľadáte. Písacie centrum na Univerzite v Severnej Karolíne v Chapel Hill navrhuje písanie v tóne, ktorý leží medzi extrémne konverzačnými a veľmi formálnymi. Často používajte akčné slovesá pri písaní sprievodného listu a použite hľadanú reklamu alebo popis práce, aby ste našli kľúčové slová, ako napríklad "podrobne orientované", ktoré by mali byť zahrnuté do vášho listu.
Presvedčivý obchodný list
Ak píšete presvedčivé obchodné listy, snažíte sa presvedčiť príjemcu, aby podnikol kroky, ktoré odporúčate. Môžete napísať tento druh obchodného listu zamestnancovi, nadriadenému, klientovi alebo kolegovi alebo iným stranám vo vašej organizácii alebo mimo nej. Presvedčivý obchodný list musí uviesť účel (presvedčiť sa) v prvých niekoľkých vetách, podľa EnglishClub. Obchodné písanie je stručné, pretože podnikatelia sú stereotypne zaneprázdnení. Je veľmi dôležité, aby sa váš list rýchlo dostal na miesto a nestrácal čas zbytočnými úvodmi, socializáciou alebo detailmi. Uveďte akčný postup, ktorý chcete, aby váš čitateľ urobil v prvých riadkoch a strávil telo listu, na ktorom poukázal na prínosy akcie alebo vysvetlil, prečo by mal byť prijatý. Uistite sa, že jasne obsahuje všetky potrebné podrobnosti. EnglishClub tiež navrhuje, aby ste jasne uviedli, či potrebujete odpoveď.
Keď píšete presvedčivý obchodný list, analyzujte svoje publikum. Kto píšete, určí, ktoré informácie zahrniete. Napríklad by ste pridal úvod len vtedy, ak osoba, na ktorú píšete, vás nepozná. Okrem toho by manažér v priebehu konania zistil rôzne výhody ako klient.
Ospravedlnenie
Hoci sú jedným z najbežnejších typov obchodných listov, aj ospravedlňujúce písmená sú tiež jedným z najťažších písmen. Musíte napísať "zachrániť tvár", čo umožní, aby vaša firma si zachovala integritu a zároveň ponúkla úprimnú omluvu pre indiskrétnosť. Rovnako ako iné obchodné komunikácie, dostať rovno do bodu. Napíšte úmysel listu - ospravedlniť sa - a o čom sa ospravedlňujete v prvom odseku. Podľa ABusinessResource by váš ďalší odsek mal požiadať poškodeného, aby odpustil chybu a vysvetlil, ako bola chyba vykonaná, ako aj čokoľvek, čo sa deje, aby sa ubezpečil, že sa to už nestane. Nakoniec by ste sa mali znova vyjadriť ospravedlnenie a ponúknuť, aby ste túto chybu vykompenzovali zľavou, voľným tovarom alebo iným vhodným spôsobom. V liste o ospravedlňovaní sa nikdy nezdá, že by bol defenzívny a vždy poskytoval kontaktné informácie o niekoho, kto môže najlepšie vyriešiť problém.
