Niekoľko situácií je viac nepríjemné, ako to musieť povedať zamestnancovi alebo zákazníkovi: "Nie." Podnikatelia často majú pocit, že odmietnutie vyhovieť žiadostiam vytvára zlé pocity o nich a podnikaní, čo by mohlo ovplyvniť budúci predaj. Ešte horšie, keď sa klient alebo zamestnanec odvoláva na rozhodnutie, môžete zistiť, že musíte povedať nie nie, ale dvakrát. V tomto bode sa spisovateľ obáva správneho tónu, ktorý má použiť, a koľko informácií odhalí, aby sa nevyžadovala ďalšia žiadosť alebo dokonca právne konanie.
Získajte firemný hlavičkový papier, ktorý môžete použiť pre vašu odpoveď. Odpoveď na odvolanie predstavuje záverečné slovo v tejto veci a pomocou oficiálnej hlavičkového papiera pomáha sprostredkovať dojem autority.
Zadajte dátum, preskočte medzeru a zadajte celé meno a adresu príjemcu.
Preskočte ďalšie miesto, napíšte "Vážený pán / Ms. (názov inzerátu)", za ktorým nasleduje dvojbodka. Ak máte pocit, že je potrebná zvláštna pevnosť, vynechajte "drahý" a jednoducho zadajte meno príjemcu. Preskočiť ďalší priestor.
V prvom odseku informujte ihneď príjemcu, ak je jej odvolanie udelené, a krátko vysvetlite, prečo dostala jej žiadosť.
Ak neudelíte odvolanie, poďakujte príjemcovi za jej záujem o vašu firmu alebo za jej náročnú prácu a na konci odseku jej dajte zlú správu. Umiestnenie zlých správ na konci odstavca vám umožňuje najprv zmierniť úder, čo pomáha zachovať dobrú vôľu príjemcu. Vysvetlite zdôvodnenie krátkeho zamietnutia žiadosti. vyhýbajte sa tomu, aby príjemca mohol preskúmať túto politiku a druhý odhadnúť.
V druhom odseku uveďte akékoľvek dodatočné informácie. Ak ste odvolanie zamietli, oznámte jej, že vaše rozhodnutie je konečné a záležitosť je uzavretá.
Zadajte "Pozdravy" alebo "Úprimne" a preskočte tri riadkové medzery. Tlačte nadpis a označte svoje meno nadpisom v modrom alebo čiernom atramente. Zachovajte kópiu listu pre vaše záznamy.
Odošlite list certifikovanou poštou, aby ste si uchovali záznam o vašej odpovedi a dôkaz o tom, že príjemca dostal list. Tento záznam môže byť dôležitý, ak vec prechádza na súd.
