Je ťažké sledovať podnikanie, ako robí. Pri pokuse o pochopenie toho, ako sa štruktúra zmenila v priebehu času, napríklad prostredníctvom rozšírenia alebo administratívnych zmien, môže byť ešte viac mätúce. Mapovanie procesov pomáha manažmentu vidieť zmeny pomocou diagramu. Na to, aby bol diagram správny, je však nutné pri vytváraní procesnej mapy dodržiavať určité pravidlá.
Definujte symboly grafu
Každá procesná mapa obsahuje súbor symbolov, ktoré predstavujú rôzne úlohy. Predtým, ako začnete vytvárať procesnú mapu, je potrebné tieto symboly definovať. Napríklad ovály zobrazujú vstup na začiatku procesu alebo výstup na konci procesu. Krabice alebo obdĺžniky zobrazujú úlohy alebo činnosti, ktoré sa počas tohto procesu odohrávajú. Šípky ukazujú tok smerov a diamanty ukazujú body v procese, keď sa kladú otázky alebo je potrebné rozhodnutie. (Príklad nájdete v časti Zdroje.)
Definujte proces
Určite, kde proces začína a kde končí. Mapovanie procesov sa zvyčajne vykonáva pri zmene spôsobu, akým ľudia vykonávajú svoju prácu, napríklad pri pridávaní automatizovaného procesu, keď sa vaša spoločnosť zlučuje s inou spoločnosťou, keď zavádzate novú produktovú líniu a potrebujete pochopiť jej vplyv mať na svojom personáli, úlohách a technológiách, a keď sa snažíte znížiť náklady a zvýšiť efektivitu. Určite, čo sa pokúšate robiť, keď začína, keď končí, a podľa toho pomenujte svoju mapu procesov.
Zoznam krokov
Kroky môžu zobrazovať dostatočné informácie alebo množstvo podrobností. Bez ohľadu na cestu, ktorú si zvolíte, zachováte jednoduché znenie. Napíšte každý krok do formulára "verb-object", ako napríklad "akčný plán".
Vytvorte sekvenciu
Pomocou poznámok alebo indexových kariet Post-It mapujte kroky zľava doprava v podobe diagramu. Nebojte sa kresliť šípy alebo postavy ešte len. To sa stane, keď budete mať vizuálnu predstavu o tom, ako bude vaša mapa vyzerať.
Nakresliť graf
Nakreslite symboly na základe pravidiel, ktoré ste už uviedli pre každý tvar - ovály predstavujú napríklad vstup a výstup. Po umiestnení symbolov nakreslite šípky. Ak tvar vyžaduje viac ako jednu šípku, možno budete musieť umiestniť rozhodovací diamant tam, aby ste dosiahli tento krok, budete vedieť, že existujú alternatívy, ktoré je potrebné zvážiť. Pri kreslení grafu použite modelový systémový prístup, kde každý krok je spojený s ďalším krokom alebo výsledkom šípkou. Uistite sa, že model je kompletný a obsahuje relevantné informácie.
