SOP, ktoré sú formálne známe ako štandardné prevádzkové postupy, sú zdokumentované postupy zamerané na zabezpečenie konzistentnosti obchodných postupov a operácií. Mnoho ľudí si myslí, že SOP sú použiteľné iba v praktických laboratórnych a výrobných kontextoch. Podľa Agentúry na ochranu životného prostredia jeden z hlavných cieľov SOPs vyžaduje, aby sa zachovalo, upravovalo a používalo zariadenie. SOP však môžu zahŕňať aj ďalšie analytické procesy, čo znamená, že môžu byť použité v rôznych obchodných kontextoch.
Zdravie a bezpečnosť
Štandardné prevádzkové postupy udržujú zdravie a bezpečnosť všetkých pracovníkov. Najmä vo výrobných zariadeniach, v ktorých je ťažké vybavenie zapojené, môžu SOP pomôcť zabezpečiť, aby zamestnanci obsluhovali zariadenia na predchádzanie zranení. SOP môžu poveriť pravidelné čistenie a údržbu. Tieto činnosti sú dôležité pre bezpečnú prevádzku strojového zariadenia, ale sú ľahko zabudnuté, keď zamestnanci prechádzajú zmeny a neexistujú žiadne písomné záznamy. SOP tiež ukazujú, ako bežne používať zariadenie počas bežného používania. Dokument z Iowskej štátnej univerzity navrhuje použiť diagramy spolu so slovami, aby boli inštrukcie krištáľovo jasné.
Konzistencia výsledkov
V laboratórnych prostrediach agentúra na ochranu životného prostredia navrhuje, že dodržiavanie pravidiel stanovených regulačnými orgánmi nie je vždy dostatočné. Pracovníci niekedy vykonajú malé zmeny v štandardnom postupe na základe konkrétnejších požiadaviek konkrétneho experimentu. Ak tieto zmeny nie sú zdokumentované, experimentálne výsledky sa môžu líšiť medzi tímami technikov, ktorí používajú trochu odlišné metódy. Písanie štandardných pracovných postupov špecifických pre oblasť podnikania spoločnosti zabezpečuje, že všetci pracujú rovnakým spôsobom a obmedzujú náklady na dodatočné testy, aby vysvetlili nekonzistentné výsledky.
Regulačný a zákonný súlad
Písanie štandardného operačného postupu s požiadavkami regulačného orgánu zabezpečuje, že postupy vo vašej organizácii sa vyrovnajú s očakávaniami priemyslu. Dokumentované postupy pomáhajú zjednodušiť aj interné a externé audity. Napríklad, ak vaša spoločnosť udržiava certifikáciu ISO, môžete pomôcť externým audítorom poskytnutím písomných kópií vašich postupov v súlade s normami ISO. Môžu potom poradiť, kde presne v tomto procese pracovníci klesajú. SOP vás tiež chránia pred súdnymi spormi - napríklad ak je zamestnanec zranený v práci po nedodržaní zdokumentovaných osvedčených postupov. SOP v kancelárskych nastaveniach môžu tiež zabezpečiť dodržiavanie právnych predpisov. Napríklad, SOP pre rokovania o obchodných transakciách v zahraničí môže zastaviť vedúcich pracovníkov, aby vstúpili na nelegálne územie úplatkárstva.
Zvýšená efektívnosť a produktivita
Ľudia potrebujú, aby ich konzistencia bola najproduktívnejšia. Keď nie je pochybnosť o tom, aký formát by mal dokument robiť, či by sa malo zariadenie čistiť a kde by mali byť zásoby uložené, môžu ľudia jednoducho robiť svoju prácu bez toho, aby prestali klásť otázky. Štandardizovanie všetkého je nemožné a kontraproduktívne, pretože zamestnanci potrebujú určitú flexibilitu pri riešení problémov. Napísanie SOP pre pravidelné postupy môže zvýšiť efektivitu práce. Napríklad SOP pre pomenovanie súborov môže skrátiť čas potrebný na vyhľadanie dokumentov a podporu tímovej práce naprieč oddeleniami.
