Podniky musia poskytnúť zamestnancom a nezávislým dodávateľom príjmové formuláre na podanie daňových priznaní. Zamestnanci dostávajú formuláre W-2 a nezávislí dodávatelia dostávajú formuláre 1099-MISC. Tieto formuláre vyžadujú meno, adresu a federálne daňové identifikačné číslo, známe tiež ako číslo sociálneho poistenia pre jednotlivcov a identifikačné číslo zamestnávateľa pre podniky.Zabráňte potenciálnym problémom pri registrácii všetkých strán prostredníctvom overenia informácií o daňových identifikačných číslach (TIN) vo formulároch, ktoré generujete. Záznamy o verejnom vyhľadávaní majú rôzne zdroje na potvrdenie vlastníkov TIN.
Vnútorná daňová služba
Neziskové vyhľadávanie: Služba IRS má nástroj na vyhľadávanie neziskových subjektov nazvaných Vybratá kontrola výberu organizácie. Vstupom do zoznamu TIN poskytuje nástroj neziskové meno a posledné známe údaje o adrese. Uvádza tiež štatút oslobodenia od dane, ktorý identifikuje subjekty, ktoré stratili neziskové postavenie. Zamestnávatelia používajú neziskovú informáciu o TIN pri odpočítaní darov, ako aj pri vydávaní formulárov 1099-MISC, ak bol charitatívny subjekt zmluvne dohodnutý na poskytovaní služieb.
Ziskové a individuálne vyhľadávanie: IRS má takisto službu TIN matching pre podniky tak, aby zodpovedala individuálnym alebo obchodným daňovým informáciám. Táto služba zodpovedá informáciám TIN s možnými variantami mena. Táto služba funguje iba vtedy, ak máte meno, ktoré sa má zhodovať s TIN. To pomáha predchádzať podvodom zamestnancov alebo predajcov, ktorí poskytujú nepresné informácie. Táto služba je k dispozícii online a má okamžité výsledky vyhľadávania až 25 mien. Veľké vyhľadávania vyžadujú 24 hodín na dávkovanie až do 100 000 číslic.
Komisia pre cenné papiere a burzu
Systém EDGAR je databázové vyhľadávanie, ktoré spravuje SEC pre registrované spoločnosti, ktoré získajú 1 milión dolárov alebo viac. Spoločnosti pod touto hranicou sa nevyžadujú, aby sa zaregistrovali. Tento systém vyžaduje, aby vyhľadávacia strana mala určité informácie o spoločnosti, aby mohla vykonať vyhľadávanie. Neexistuje žiadny spôsob vyhľadávania výlučne na základe TIN. Toto obmedzuje systém EDGAR, ale je to voľný zdroj pre podniky.
Správa sociálneho zabezpečenia
Služba overovania čísel administratívy sociálneho zabezpečenia funguje podobne ako systém IRS, ale je výlučne pre čísla sociálneho zabezpečenia, ktoré slúžia jednotlivcom a nie podnikateľským subjektom. Podnik môže okamžite bezplatne overiť až 10 čísel s menami alebo variantami mena. Zamestnávatelia môžu pred odoslaním informácií W-2 potvrdiť informácie o zamestnancoch.
Nie každý nezávislý dodávateľ má formálny obchodný subjekt založený. Títo dodávatelia "podnikajú ako" vlastníci podnikov, ktorí často používajú svoje vlastné číslo sociálneho zabezpečenia namiesto samostatného TIN na obchodné účely. Služba overovania čísel administratívy sociálneho zabezpečenia potvrdzuje informácie v týchto situáciách.
Ďalšie riešenie problémov
Daňové priznanie je možné odmietnuť, ak sú informácie o TIN nesprávne. Ak databázové vyhľadávania nedokážu poskytnúť požadované overenie TIN, riešenie problémov s existujúcimi obchodnými záznamami. Môže to byť časovo náročné, ale miera úspešnosti sa zvyšuje s ďalšími informáciami.
Začnite so starými daňovými priznaní a záznamami o zamestnaní. Krížový odkaz na TIN s predchádzajúcimi informáciami zamestnancov alebo dodávateľov. Zhodte si každý TIN s informáciami uvedenými vo formulári I-9, keď bol zamestnanec alebo predajca najatý. Zavolajte firmu alebo dodávateľa a vysvetlite problém s overením. Požiadajte o aktualizované informácie, ako sú kópie kariet sociálneho poistenia, aby správne prepracovali.
