Plánovanie prevratného obradu môže byť relatívne jednoduché alebo veľmi náročné, v závislosti od času roka, typu a počtu zúčastnených osôb a spolupráce miestnej tlače. Nižšie nájdete niekoľko tipov pre plánovanie úspešného prelomového ceremoniálu.
Predplánovanie programu prelomového ceremoniálu
Stanovte si dátum a čas pre obrad. Uistite sa, že máte na pamäti dostupnosť predstaviteľov, ktorí musia byť zapojení.
Nastavte program udalosti.
Vytvorte zoznam všetkých osôb, ktoré budú pozvané. Môže to zahŕňať mestských, krajských a dokonca štátnych a federálnych úradníkov; miestne obchodné komory a skupiny hospodárskeho rozvoja; vedúci pracovníci spoločnosti alebo organizácie, pre ktoré dochádza k prevratným postupom; a miestneho tlače.
Vypracujte pohotovostný plán pre nepriaznivé počasie. To by mohlo zahŕňať krátke obrady mimo úradníkov, aby vykopali prvú lopatku špiny a zvyšok ceremoniálu sa konal na blízkej vnútornej polohe alebo v tented area. Ak počasie zakazuje akýkoľvek vonkajší obrad, rozhodnite sa, či sa sviatok presunie na alternatívu dátumu dažďa alebo či zrušíte slávnostné vykopávanie a držte všetko na vnútornom mieste.
Určite najlepší spôsob, ako rozšíriť pozvánku na udalosť. Ak je udalosť uzavretá pre verejnosť, pozvite účastníkov poštou, telefonicky alebo priamo e-mailom. Ak je otvorená pre verejnosť, pozvánky môžu byť tiež zverejnené v miestnych novinách a zverejnené vo verejných oznámeniach v rozhlase a televízii.
Zavolajte na potvrdenie, že dátum a čas pre obrad je v rozvrhu každej osoby, ktorá je v programe. Uistite sa, že každý, kto bude vyzvaný, aby hovoril alebo urobil niečo pre podujatie, chápe svoje úlohy v rámci programu a množstvo času, ktorý musia hovoriť.
Sledujte všetky RSVP na účely logistiky. Ak by rečník programu mal upustiť na poslednú chvíľu, mali by mať na pamäti inú rečníčku, aby ju nahradila a urobila potrebné opatrenia čo najskôr.
Príprava na obrad
Zavolajte miestnu obchodnú komoru alebo skupinu ekonomického rozvoja, aby ste zistili, či majú prelomovú súpravu. Väčšina organizácií tohto druhu bude mať lano alebo stužky označené na mieste, rovnako ako zlatú (alebo inú farebnú) lopatu a hardhats pre obrad. Zvyčajne poskytnú tieto bezplatné členom svojej skupiny. Ak tieto veci nie sú ľahko dostupné, potom zistite, ako získať to, čo chcete alebo potrebujete sami.
Vytvorte rozpočet udalosti. Ak nie je k dispozícii žiadny rozpočet, určte spôsob, ako získať darcovstvo potrebné na uskutočnenie obradu podľa plánu.
Rozhodnite sa o dekoráciách, ak budú potrebné. Majte na pamäti pôvodný a plán pre prípad nepredvídaných udalostí. Nechajte ich na mieste aspoň jednu hodinu pred začiatkom udalosti.
Ak je to vhodné, usporiadajte občerstvenie a papierové potreby. Ak tomu tak nie je, uistite sa, že pre programové reproduktory je k dispozícii minimálna čerstvá voda.
Usporiadajte sedenie ako vnútorných, tak aj vonkajších alternatív. Ak nie je možné sedieť pre každého z dôvodu veľkosti publika alebo kde sa koná udalosť, zaistite prísne miesto pre účastníkov programu a ostatných hodnostárov. Určte, či bude pridelené sedenie. Ak áno, urobte sedaciu tabuľku, aby všetci účastníci obradu vedeli, kde budú účastníci programu a ostatní hodnostári sedieť.
Usporiadajte si stan, ak je to potrebné. Uistite sa, že je hore a na mieste niekoľko hodín pred plánovanou udalosťou.
Usporiadajte si zvukový systém, ak je potrebný. Pred začatím obradu sa uistite, že je nastavená a otestovaná.
V prípade potreby usporiadajte nádoby na odpadky. Pred začiatkom udalosti sa uistite, že sú nenápadne na mieste.
Urobte menovky pre všetkých hodnostárov zúčastňujúcich sa na udalosti, aby boli ľahko identifikovateľné. Usporiadajte niekoho, kto ich pozdraví, keď prídu a usadí ich.
Označte lokalitu kopaním lano alebo vlajkami, aby ľudia vedeli konkrétne, kam ísť. Usporiadajte plastickú cestu kvapiek, ak je miesto bahno, aby sa zabránilo poškodeniu obuvi účastníkov.
Uistite sa, že všetci účastníci kopy majú tvrdý klobúk. Majte na pamäti, že takéto klobúky môžu byť potrebné pre všetkých účastníkov, ak sa obrad uskutočňuje v určenom priestore s tvrdým klobúkom.
Uskutočňovanie ceremoniálu
Uistite sa, že všetci účastníci sú na pridelených miestach pred začiatkom obradu. Uistite sa, že chápu ich parametre a množstvo času, ktorý majú hovoriť.
Zavolajte účastníkov na objednávku pred začiatkom obradu. Všetci privítame na ceremónii a predstavíme prvý rečník, keď je čas začať. Napíšte všetky logistické požiadavky, ako je miesto na občerstvenie alebo umiestnenie toalety.
Fotografujte udalosť podľa potreby. Ďalšou možnosťou je zaistiť získanie kópií fotografií zhotovených tlačiarňou.
Udržiavajte tok programu od začiatku do konca. Ak je to nevyhnutné, prejdite a extemporánne hovorte, aby ste program zostali na ceste alebo aby ste pokryli všetkých chýbajúcich účastníkov.
Postarajte sa o vyčistenie po ukončení udalosti. Uistite sa, že je všetok odpad zvednutý a že sa vráti do stavu, ktorý bol pred začiatkom udalosti.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Zoznam miestnych zástupcov tlače
-
Zoznam mestských, krajských, štátnych a federálnych zástupcov
-
pozvánky
-
Lano označiť miesto
-
Lopata
-
Hardhats pre účastníkov
-
fotoaparát
-
ozdoby
-
občerstvenie
-
Značka zariadenia na označenie miesta
-
Menovky
-
Stôl a stoličky
-
Pódium so zvukovým systémom
-
stan
Tipy
-
"Miesto" zodpovedá priekopníckej lokalite. Jediný čas, ktorý by sa mohol zmeniť, je kvôli veľkosti publika alebo poveternostným podmienkam. Možno je nemožné, aby si všetci hľadali na správnom mieste v správnom čase, takže natáčajte na dátum a čas, ktorý spĺňa plány zúčastnených. Prelomové ceremoniály zvyčajne zahŕňajú slávnostné vykopávanie prvej lopaty špiny. Môžu tiež obsahovať pripomienky primátora mesta alebo iných mestských, štátnych alebo federálnych úradníkov, obchodných komôr alebo vedúcich agentúr pre hospodársky rozvoj a úradníkov z podnikania alebo organizácie, ktorá má prvenstvo. Vo väčšine prípadov je najlepšie pokúsiť sa pracovať bez verejného rozhlasového systému kvôli problémom a nákladom spojeným s nastavením jedného. Udržujte občerstvenie jednoduché, ako koláč a punč. Väčšina ľudí, ktorí sa podieľajú na akcii, má prísne rozvrhy a nemá čas na predĺžené raňajky alebo večere. Uistite sa, že sú na mieste aspoň jednu hodinu pred začiatkom udalosti. Používajte menovky iba vtedy, ak sú potrebné. Hard klobúky môžu byť často požičané z miestneho priemyslu, ak finančné prostriedky nie sú k dispozícii na nákup. Vždy buďte pripravení vstúpiť a urobiť všetko, čo je potrebné na zabezpečenie úspešného výsledku. Poďakujte účastníkom za to, že prichádzate ústne alebo písomne.
Výstraha
Nikdy nemajte verejnosť v oblasti s tvrdým klobúkom bez dodržiavania správneho protokolu stanoveného mestom, štátom a federálnymi vládami.
