Mnohé neziskové a vzdelávacie organizácie potrebujú filantropickú podporu na udržanie operácií. Zoskupenie finančných prostriedkov je jedným z najlepších spôsobov, ako získať finančné prostriedky na umelecké programy, školy, nemocnice, advokatívne skupiny a iné. Tieto udalosti sa môžu zdať komplikované pri plánovaní a organizovaní. Začnite s dobrým kontrolným zoznamom, vytvorte kalendár a požiadajte dobrovoľníkov o pomoc. Začnite mesiace pred banketným dátumom a skorú rezerváciu miesta, stravovania, talentu a zábavy.
Naplánujte udalosť a zakúpte knihu o plánovaní alebo notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) prísne pre danú udalosť. Udržiavajte priečinok pre záznamy, kontakty, vizitky, potvrdenia, zoznamy dobrovoľníkov, rezervácie, menu a všetky podrobnosti, ktoré sa objavia pred, počas a po udalosti. Získajte pomocníka čo najskôr, napríklad koordinátora dobrovoľníkov, a začnite delegovať úlohy.
Rozpočet udalosti. Akonáhle poznáte maximálny počet hláv v miestnosti, náklady na pridelenie jednej osoby na jedlo, nápoje, darčekové tašky a ďalšie položky v zozname. Náklady na každú položku v kontrolnom zozname, ako sú zariadenia, náklady na zamestnancov, nájomné, poplatky za služby, odmeny a podobne. Ceny cien leteniek a získané prostriedky budú pokrývať tieto náklady, ale počiatočné výdavky budú zahŕňať množstvo vkladov a preddavkov.
Nájdite a zabezpečte zariadenie, na ktorom budete mať banket. To môže byť veľký hotel, veľká reštaurácia, ktorá privíta súkromné večierky, nocľah s raňajkami alebo historické sídlo. Budete potrebovať vedieť o maximálnej kapacite, aby ste nemuseli predávať pozvánky pre hostí alebo predávať viac vstupeniek, ako to dovolí miestnosť. Väčšina kvalitných zariadení bude mať personál, ktorý pomôže pri plánovaní, ako aj v oblasti stravovania a iných služieb.
Objednajte si svojho veliteľa obradov (MC). Kontaktujte miestne agentúry pre talent. Ak chcete zakúpiť "meno" alebo osobnosť, musíte začať ďaleko pred očakávaným dátumom, pretože niektorí majú veľmi zaneprázdnený rozvrh. Kontaktovať agentov a manažérov na zábavu a rezervovať si všetky talenty.
Objednajte pozvánky, lístky, programy a akékoľvek iné tlačoviny, ako sú brožúry organizácie, pre ktoré sa zvyšujú finančné prostriedky. Ak budete držať aukciu, začnite dostávať darčeky. Tímto zodpovednosťou môže zvládnuť tím dobrovoľníkov. Tiché aukcie nebudú potrebovať dražobníka, ale dražba dražby bude. Rozhodnite sa, či to váš MC urobí, alebo ak potrebujete osobitného odborníka. Pošlite pozvánky do zoznamu darcov organizácie. Nezabudnite, že udalosť je semiformálna. Uveďte, čokoľvek konkrétne hostia budú musieť poznať mimo dátum, čas, miesto a zvláštnych hostí alebo zábavu. Nezabudnite propagovať svoju aukciu.
Propagujte podujatie prostredníctvom spravodajcov, online inzercie, miestnych novín a rozhlasových staníc, ktoré nesú PSA (Oznámenia o verejných službách) pre neziskové organizácie. Miestne televízne stanice môžu mať aj kalendár udalostí a miestne spravodajské programy môžu robiť krátky rozhovor alebo zásuvku na podujatie, takže máte k dispozícii všetky podrobnosti.
Porozprávajte sa s šéfkuchárom miesta konania alebo sa pripravte mimo stravovania. Rozhodnite sa, či chcete mať bufet alebo plný servis, pokrmy. Povedzte mu svoj rozpočet a očakávaný počet osôb. Môžete to dokončiť, čím bližšie sa dostanete, ale vždy je lepšie pripraviť sa na viac ľudí, než očakávate, než na skutočné potreby.
Udržiavať v pravidelnom kontakte s dobrovoľníkmi, spolupracovníkmi a všetkými zamestnancami pracujúcimi na podujatí. Priraďte osobitnú asistentku celej celebrity alebo zábavnej skupine, ktorá vám pomôže s akoukoľvek udalosťou. Zoznámte sa so všetkými dobrovoľníkmi pred časom, aby ste sa uistili, ako sa obliekať, čo robiť, kde sa má stať, atď.
Príďte na miesto podujatia oveľa skôr v deň zdobiť a nastaviť medzeru. Ak necháte pripraviť sa, vráťte sa s dostatkom času na stretnutie so špeciálnymi hosťami, celebritami a zábavou a nasmerujte ich na miesto, kde budú sedieť, pracovať alebo čakať v zákulisí. Ak máte živú kapelu, objavia sa čoskoro, aby sa nastavili a vykonali zvukové kontroly. Dávajte si pozor na to, aby sa konečné detaily zhromaždili a využili udalosť. Potom sa uistite, že všetko je vyčistené a všetok personál alebo kľúčový personál je zaplatený. Zbierajte obálky s darmi a dajte ich príslušnej osobe zastupujúcej organizáciu.
