Obchodná korešpondencia je zvyčajne stručná a dobre organizovaná, s myšlienkami spisovateľa, ktoré sú dostatočne stručné, aby sa zmestili na jednu stránku. Existujú však prípady, keď správa, ktorú potrebujete na prenos, vyžaduje dve stránky. Správne formátovanie druhej strany vášho obchodného listu zaručuje, že čitateľ neprehliadne vaše posledné myšlienky.
Formátovanie hlavičky druhej strany
Formát hlavičky druhej strany, ktorý si vyberiete, je na vás, ale vždy by mal obsahovať aspoň úplný názov osoby, ktorej je písmeno napísané. Záhlavie druhej strany môže obsahovať aj číslo stránky a dátum písmena.
Niektorí spisovatelia dávajú prednosť použitiu jedného riadku na druhej strane svojho obchodného listu. Toto je známe ako horizontálny formát. Napríklad zadajte meno adresáta na ľavom okraji, vycentrovať číslo stránky a zadajte dátum odôvodnený pravému okraju. Pomocou tohto formátu sa takmer zdá, že vytvárate tri stĺpce.
Ďalším spôsobom, ako formátovať druhú stránku, je použiť formát bloku, čo znamená, že zadáte meno adresáta na hornom riadku pod hranicou 1 palca a potom zadajte číslo stránky na ďalší riadok a dátum na treťom riadku. Napríklad:
Pán Davey Jones
Strana 2
1. októbra 2018
Namiesto použitia pravostranne odôvodneného okraja jednoducho prechádzajte okolo stredu stránky takmer na pravom okraji. Keď sa čitatelia pozerajú na druhú stránku, prvá vec, ktorú vidia, je ich meno, číslo stránky a dátum. Týmto spôsobom, ak sa rozhodnete skosiť prvú a druhú stranu, zošitá oblasť nezahŕňa nadpis na druhej strane.
Akonáhle budete mať záhlavie na mieste, mali by ste nechať tri prázdne riadky pred začlenením zvyšok svojho obchodného listu. Uistite sa, že máte dostatok textu na ospravedlnenie druhej stránky. Ak máte len ďalší riadok alebo dva, pokúste sa odstrániť váš list, aby sa zmestil na jednu stránku. Tiež sa uistite, že druhú stranu svojho listu nezačínajte uprostred vety. Pokiaľ je to možné, začnite na druhej strane nový odsek, aby bol váš list lepší.
Vytvorenie okraja druhej strany
Ak máte dvojstránkový obchodný list, možno budete chcieť spojiť obe strany spolu. Je však prijateľné, ak jednoducho zložite dve strany svojho listu, aby sa zmestili do obálky. Ak ste zošívajú stránky, čitateľ zjavne vie, že vaša správa je viac než obsah na prvej stránke. Ak sa však rozhodnete nespojiť, uistite sa, že začnete formátovať dostatočne ďaleko od horného okraja druhej strany, takže čitateľ si uvedomí, že druhá stránka je rovnako dôležitá ako prvá. Jedna palec okraja od hornej časti stránky je obvyklý. To je miesto, kde začnete hlavičku druhej strany.
Získajte informácie o adresátovi
Keďže druhá stránka vášho obchodného listu obsahuje meno adresáta, je dôležité, aby ste na prvej strane listu zadali správne meno adresáta, za ktorým nasleduje správny názov a poštová adresa. Na prvej strane vášho obchodného listu sa informácie adresáta riadia dátumom a vašou spiatočnou adresou.
Ak si nie ste istí, či ste napísali informácie o adresátovi, navštívte webovú stránku spoločnosti alebo kontaktujte sekretára spoločnosti alebo recepčného. Neohrozujte sa sami a pravdepodobne urážajte adresáta pomocou nesprávnych alebo neaktuálnych informácií.
