Pri príležitosti výročného stretnutia o strategickom plánovaní príprava často zastíňa skutočný účel stretnutia. Súčasťou prípravy je vytvorenie agendy, pozvanie účastníkov, zaslanie agendy a príprava miesta konania. Ak sa však samotné stretnutie nezameriava na brainstorming, rozhodovanie a vytváranie plánov, nemusí to priniesť inováciu a strategickú dokonalosť, ktorú chcete. Zatiaľ čo miesto a organizácia sú dôležité, výsledkom je kvalita komunikácie "tvárou v tvár".
Určite ciele stretnutia
Stratégie zvyčajne pokrývajú expanziu, marketing, produktové rady, konkurenciu a finančné záväzky. Stretnutia strategického plánovania, ktoré jednoducho prehodnotia starý strategický plán s vašou riadiacou skupinou, nepreverujú plán možného zlepšenia. Ak je vaším cieľom dokončiť stratégiu pre nasledujúci rok, začnite stretnutie so SWOT analýzou súčasnej stratégie. Ak vediete stretnutie, buďte pripravení so zoznamom problémov a otázok určených na podporu diskusie. Prinášajte články, bielu knihu a video prezentáciu, aby ste mohli vyvolať kreatívne myslenie. Vyzvite účastníkov, aby ste vyvolali nepríjemné témy. Manažéri často nechcú byť kolíkom, ktorý sa postaví, pretože sa obávajú, že budú zničené.
Vytvorte zoznam problémov pre ďalšiu diskusiu
Rozvíjajúca sa SWOT analýza strategického plánu z minulého roka a jeho výsledkov by mala vyústiť do viacerých bodov pre diskusiu a riešenie. Použitie tabuľky na zobrazenie otázok alebo problémov, ktoré vznikli, vám umožňuje organizovať diskusiu a pokračovať v diskusii. Ako vodca pokračujte v výzvam a klásť otázky. Zúčastnená diskusia je presne to, čo chcete, ale udržujte kontrolu nad diskusiou a snažte sa ju viesť k riešeniu a rozhodnutiu. Oddychové stretnutia môžu priniesť inovatívne riešenia, a tak prideľovať účastníkom stretnutiam, ktoré sa zaoberajú jednotlivými kľúčovými témami, a nechať im pri záverečnom stretnutí podávať správy o záveroch alebo nových nápadoch.
Skontrolujte rozhodnutia a potvrďte
Jedným z dôvodov, prečo sú stretnutia strategického plánovania v dvoch alebo viacerých po sebe nasledujúcich dňoch, je poskytnúť účastníkom čas na spracovanie nápadov. Zdá sa, že dobrý nápad sa môže prejaviť ako chyba po spánku. Potom, čo ste úplne diskutovali o starom strategickom pláne a formulovali nové nápady, preskúmajte každý bod alebo rozhodnutie a hlasujte. Hlasovanie zaväzuje manažérov, ktorí sa zúčastňujú na podpore rozhodnutí. Ak sa v jednom bode vyskytne nesúhlas, zvážte ďalšiu diskusiu o tom, ako ju upraviť, aby sa všetci mohli dohodnúť.
Implementácia a následné opatrenia
Samozrejme, implementácia a následná kontrola robia rozdiel medzi úspešným stretnutím a neúspechom. Manažéri tak ľahko udržiavajú status quo, keď sa vrátia späť do svojich oddelení, a agresívne by ste mali prideľovať zodpovednosť za implementáciu. Ako vodca je vašou zodpovednosťou zaistiť, aby manažéri plne realizovali stratégie a zmeny vyvinuté na vašom stretnutí o strategickom plánovaní. Stanovte referenčné kritériá a hodnotenia pokroku, aby ste zhodnotili, ako strategický plán prináša úžitok organizácii a či je potrebné ju revidovať.
