Hoci všetky schôdzky nemusia striktne dodržiavať "Rómsky poriadok", musia byť vopred naplánované a dodržané. Jednou z najhorších vecí, ktoré sa môžu vyskytnúť na stretnutí, je, keď vodca stráca kontrolu nad účastníkmi a diskusie idú v mnohých smeroch. V takýchto prípadoch sa dosiahol len málo alebo nič a schôdzka skončila úplným plytvaním času a známkou proti usporiadateľovi.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
program
-
Podložky papiera
-
ceruzky
-
Audiovizuálne materiály a zariadenia
Naplánujte konkrétnu agendu, aj keď bude pokrytá len jedna položka. Dajte veľké varovanie každému, kto má dať správu. Agenda vysvetľuje každému dôvod, prečo sa stretnutie koná a je konečným cieľom. Program by mal mať tiež časový rámec, takže tí, ktorí sa zúčastňujú, vedia plánovať zvyšok svojho dňa.
Poskytnite účastníkom kópiu dokumentov, o ktorých sa bude diskutovať niekoľko dní pred schôdzou. Požiadajte ich, aby boli pripravení hovoriť o správe a prijať svoje myšlienky a pripomienky. Nechcete, aby si niekto čítal papier, zatiaľ čo ostatní o tom diskutujú.
Rozšírte ocenenie každej osobe, ktorá prispieva na stretnutie. Snažte sa získať informácie od každej prítomnej osoby a poďakujte každému za jej účasť s osobnou poznámkou.
Pošlite každému účastníkovi následnú poznámku s hlavnými bodmi počas stretnutia. Ak ide o formálne stretnutie s prijatými poznámkami, každá osoba by ich mala nechať skontrolovať pred ďalším stretnutím skupiny.
Tipy
-
Nedovoľte, aby osoba prišla neskoro na každé stretnutie. Jeden alebo dvakrát neskoro je v poriadku, ale vždy prejavuje úplnú neúctu.
Výstraha
Ak sa zdá, že stretnutie bude trvať dlhšie ako desať minút po tom, ako sa na programe objaví, hlasujte o tom, či sa má pokračovať alebo sa znova stretnúť.
