Účtovné oddelenia využívajú rôzne akronymy na identifikáciu zodpovedností, oddelení alebo vládnych agentúr. Zatiaľ čo niektoré akronymy sú špecifické pre jednotlivé odvetvia, iné existujú univerzálne. A / P predstavuje vo väčšine spoločností oddelenie "účty splatné".
pozície
Oddelenia s účtami, ktoré sa majú zaplatiť, sa líšia v rozmeroch od jednej osoby k mnohým ľuďom na viacerých úrovniach dohľadu. Účtovníci, ktorí platia účty, vkladajú údaje z faktúr do účtovného systému a zodpovedajú faktúry do zálohovacej dokumentácie. Vedúci vedúci účtovníctva dohliadajú na prácu účtovníkov a reagujú na otázky od iných oddelení týkajúce sa platieb faktúr alebo zostatkov predajcov. Vedenie účtov vedie oddelenie tým, že plánuje jednotlivé úlohy v rámci oddelenia, rozpočet oddelenia nákladov a spolupracuje s ostatnými manažérmi spoločnosti pri rozhodovaní.
zodpovednosť
Útvar platenia účtov zodpovedá za zaplatenie faktúr včas. Mnoho predajcov ponúka zľavy na zaplatenie faktúr v rámci konkrétneho časového rámca. Úsek splatnosti účtov monitoruje dátumy splatnosti a dátumy zliav, aby sa zabezpečilo, že spoločnosť bude mať najväčšie zľavy. Útvar, ktorý je povinný platiť účty, musí overiť, či je každá faktúra presná pred platbou. Útvary, ktoré sú splatné, koordinujú tlač s podpisom vedenia na šeku. Kontroly a faktúry musia byť tiež uzamknuté.
Vnútorná kontrola
Kvôli množstvu peňazí, ktoré menia ruky prostredníctvom oddelenia platených účtov, musí byť prioritou vnútorná kontrola. Základné zabezpečenie kontrol sa dosahuje zablokovaním prázdnych kontrol a obmedzením prístupu k kľúčom.Overenie faktúry určuje, či je každá faktúra presná a platná. Povinnosti sú rozdelené medzi rôznych členov tímu, aby sa zabezpečil, že žiadny člen tímu nemôže pristupovať k celému systému bez kontroly inej osoby.
Zlepšovanie procesu
Kontrola tlače je často manuálny proces, ktorý vyžaduje ľudskú prácu na zdĺhavé úlohy, ako je napríklad vypĺňanie obálok. Zlepšenie procesov znižuje potrebu zamestnancov, ktorí pracujú na práci bez pridanej hodnoty, a umožňuje zamestnancom sústrediť sa na analytickú prácu. Zlepšenia zahŕňajú použitie elektronických platieb a elektronických schvaľovacích systémov.
