Takže ste dostali objednávku a poslali zákazníkovi požadovaný produkt alebo službu. Blahoželáme! Ďalej musíte zaplatiť zákazníkovi. Proces zberu peňazí začína faktúrou zaslanou zákazníkovi s uvedením splatnej sumy a platobných podmienok. Príprava faktúry vytvára pohľadávku.To je vec hodnotná pre vaše podnikanie, zaradenie vysoko na váš zoznam aktív, pretože ľahko prevedie na hotovosť.
Tipy
-
Z účtovného hľadiska príprava faktúry vytvára pohľadávku. Po zaplatení sa faktúra stáva hotovosťou.
Definícia faktúry predaja
Faktúra predaja je obchodný dokument, ktorý je pripravený vždy, keď potrebujete od zákazníka požadovať platbu za tovar alebo služby, ktoré ste dodali. Faktúra obsahuje dôležité informácie, ako sú produkt, množstvo, cena a platobné podmienky, ako sú bankové údaje spoločnosti. Čo sa týka dokumentov, je to jedno z najjednoduchších spôsobov, a to je tiež jedno z najdôležitejších. Faktúra stanovuje povinnosť platiť zákazníkovi. Vydaním faktúry overujete zmluvu, ktorá existuje medzi vami a zákazníkom a že ste dokončili svoju stranu dohody. Keď zákazník súhlasí s faktúrou, stane sa právnym dlhom, ktorý musí zákazník zaplatiť.
Aký je rozdiel medzi faktúrou a účtom?
Stojí za to objasniť niektoré terminológie v tomto bode, pretože je často veľa zmätok o tom, čo je faktúra a aký je účet. Faktúra sa od predajcu vždy odošle zákazníkovi v nádeji, že bude zaplatená v určitej lehote. Keď dodáte tovar a služby, vždy vytvoríte faktúru. Bill je niečo, čo zákazník musí zaplatiť. Faktúra, ktorú ste vytvorili na strane zákazníka na plotu, je teda účet. Je to ten istý dokument, ale s iným menom v závislosti od toho, či platíte alebo poberáte peniaze.
Z účtovného hľadiska je tento rozdiel dôležitý. Vy aj zákazník použijete na účtovníctvo rovnakú faktúru. Keďže však zákazník použije faktúru na zaznamenanie peňazí, ktoré musia opustiť firmu, čo sa nazýva splatný účet, použijete ju na zaznamenávanie peňazí, ktoré sa dostanú do podnikania, čo sa nazýva pohľadávka.
Aké informácie musia byť na faktúre predaja?
Vo všeobecnosti môžete rozdeliť faktúru na dve časti: hlavičku faktúry a fakturačné jadro. Hlavička faktúry obsahuje:
- Meno a adresa predávajúceho.
- Meno a adresa príjemcu.
- Dátum faktúry - to je veľmi dôležité! Hodiny začínajú pre zákazníka zaúčtované v deň fakturácie. Ak máte lehotu na platbu, ktorú by ste mali, potom vrátane dátumu ubezpečte sa, že každý na tej istej stránke o tom, kedy má byť platba splatná.
- Jedinečné číslo faktúry.
- Číslo PO, ak používate systém nákupných objednávok na kontrolu nákupov vašej firmy.
Fakturačné jadro obsahuje:
- Podrobný opis poskytnutej služby alebo dodaných produktov vrátane množstiev a cien.
- Všetky príslušné dane z predaja.
- Celková cena, ktorá je splatná.
- Zmluvné podmienky platby. Napríklad môžete zadať "net 30", čo znamená, že celá suma je splatná za 30 dní.
- Spôsob platby, napríklad údaje o bankovom účte alebo meno osoby, na ktorú môže zákazník poslať šeky.
Čo je faktúra predaja v účtovných podmienkach?
Mnohé podniky majú spravodlivý počet zákazníkov, ktorí neplatia okamžite. Ak použijete metódu časového rozlíšenia účtovania faktúr, zaznamenáte príjmy, keď ste si ich zarobili, a nie vtedy, keď peniaze pristávajú na vašom bankovom účte. To znamená, že potrebujete spôsob zaznamenávania príjmu, ktorý ste oprávnení dostať, ale ktorý ste ešte nedostali. Faktúra predaja v účtovnom vyjadrení je "pohľadávka na účet" alebo "A / R". Pohľadávky predstavujú všetky platby, ktoré sú splatné vašej firme, ktoré ešte neboli zaplatené zákazníkmi.
Ak o tom premýšľate, to, čo skutočne robíte pri vytváraní faktúry, je krátkodobo rozšíriť bezúročný úver zákazníka. Umožňujete im získať tovar alebo služby pred platbou na základe dôvery, že platba sa uskutoční v deň platby. Pohľadávka na účet je jednoducho spôsob zaznamenania tejto dôvery.
Ako zaznamenávate faktúru?
A / R sú pre vašu firmu neuveriteľne cenné, pretože keď sú zaplatené, ihneď sa prevedú na hotovosť. Zaznamenávate ako majetok v súvahe spoločnosti. Je obvyklé, aby sa zoznam aktív v poradí likvidity, ktorý meria, ako rýchlo môže byť niečo prevedené na hotovosť. Takže zo všetkých obchodných aktív je hotovosť najlikvidnejšia a aktíva ako nehnuteľnosti, akcie v hedžových fondoch a iné alternatívne investície sú najmenej likvidné, pretože tieto položky sú oveľa ťažšie predávať.
Pohľadávky sa vykazujú ako obežné aktíva, pretože platba je splatná od zákazníka do jedného roka alebo menej. A pretože sa konvertujú na hotovosť, v okamihu vyplatenia faktúry sú A / R medzi vašimi najlikvidnejšími aktívami. Zvyčajne ich uvádzate nižšie ako hotovosť v súvahe a vložený údaj je jednoducho celková suma všetkých vašich nevyrovnaných faktúr.
Aký je rozdiel medzi pohľadávkami a splatnými účtami?
Spätnou stranou pohľadávok sú splatné účty. A / Ps sa vyskytujú vtedy, keď dlužíte svojim dodávateľom peniaze, pretože ešte ste nezaplatili účet. Ako účtovná položka predstavuje vašu povinnosť splatiť krátkodobý dlh. Na ilustráciu si predstavte, že dodávateľ vám pošle prípad miniaplikácií a po niekoľkých dňoch pošle faktúru za náklady vo výške 500 EUR. Ste povinný tieto peniaze zaplatiť, takže zaznamenáte 500 dolárov ako debet na stĺpci splatného v účte a súčasne započítate 500 dolárov za náklady na suroviny, ktoré sú zvyčajne uvedené ako cena predaného tovaru. Váš dodávateľ čaká na prijatie platby, preto zaznamená faktúru v stĺpci pohľadávok.
Potom, keď napíšete šek na zaplatenie faktúry, zadáte do stĺpca zaplatených účtov kredit 500 EUR a debetný poplatok vo výške 500 EUR do bežného účtu. Ak sa niekto pozrie na váš výkaz ziskov a strát, môže na prvý pohľad vidieť celkovú sumu, ktorú podnik nesie v nezaplatených účtoch.
Čo ak zákazník neplatí?
V ideálnom svete by všetci vaši zákazníci platili všetky vaše faktúry včas, vždy. V skutočnom svete zákazníci platia neskoro a niektorí neplatí vôbec. Problém je v tom, že vstup na vašu účtovnú pohľadávku by mal vykazovať zostatok všetkých faktúr, ktoré sa v blízkej budúcnosti prevedú na hotovosť. Ak zákazník nezaplatí 90, 120 alebo 360 dní - alebo vôbec neplatí - naruší to presnosť vašej súvahy.
Pravidlo číslo jedna pri vymáhaní pohľadávok spočíva v tom, že čím je dlh dlhšia, tým je ťažšie ju zbierať. Jedným z najdôležitejších výpočtov pre každú firmu je zistiť, ako staré sú vaše faktúry procesom s názvom "starnutie". Ak používate softvér podnikového účtovníctva, zvyčajné kategórie pre tento typ prehľadu zahŕňajú:
- Aktuálny stav: okamžite splatný.
- 1 až 30 dní: Splatnosť v priebehu nasledujúcich 30 dní.
- 31 až 60 dní po lehote splatnosti.
- 61 až 90 dní po lehote splatnosti.
- 91 dní a viac po lehote splatnosti a tak ďalej v 30-dňových prírastkoch.
Účelom starnutia je zistiť, ktoré faktúry potrebujú následné kroky, ako napríklad volanie zákazníka alebo odoslanie účtu agentúre inkaso. Poskytuje tiež určitý pohľad na to, či inkasujete platby príliš pomaly a že máte príliš vysoké kreditné riziko. Ak pohľadávky klesnú príliš pomaly, môžete skončiť s veľkým problémom s peňažnými tokmi a musíte si požičať peniaze na pokrytie svojich denných prevádzkových nákladov.
