Firmy uzatvárajú zmluvy s externými spoločnosťami, ktoré pravidelne poskytujú rôzne úlohy údržby. Tieto externé spoločnosti zahŕňajú upratovacie služby, starostlivosť o rastliny a likvidáciu odpadu. Tieto činnosti nepatria do primárnej prevádzky podniku. Uzavretie týchto povinností umožňuje spoločnosti zamerať sa na svoju obchodnú činnosť.
Počiatočný nákup
Spoločnosti uzatvárajú zmluvy o predplatenej údržbe niekoľko mesiacov naraz. Spoločnosť zaplatí celú sumu zmluvy vopred a spoločnosť údržby sľubuje poskytovanie služby počas trvania zmluvy. Keď spoločnosť uzavrie zmluvu, spoločnosť zaznamená zmluvu ako predplatené aktívum do účtovných záznamov. Účtovník to zaznamená na základe odpísania Zmluvy o predplatenej údržbe a pripísania peňazí za sumu zaplatenú za zmluvu.
Pravidelné nastavenie
Na konci každého obdobia uplynie platnosť časti zmluvy. Počas tohto obdobia dodávateľ poskytuje podnikom údržbu. Keďže už bola úplná platba uskutočnená, nevyžadujú sa žiadne ďalšie platby. Vypršanie zmluvnej časti sa však musí zaznamenať. Účtovník určuje výšku zmluvy, ktorá vypršala tým, že prevzala plnú platbu za zmluvu a rozdelila ju o početné obdobia, na ktoré sa vzťahuje zmluva. Účtovník debety "Výdavky na údržbu" a úvery "Predplatenú zmluvu o udržiavaní" za dolárovú čiastku vypršanej časti zmluvy.
Vykazovanie súvahy
Zmluvy o predplatenej údržbe sú bežné majetkové účty. Bežný majetok sa použije do jedného roka. Zmluva o predplatenej údržbe zriedka prekračuje rámec jedného roka a kvalifikuje sa ako súčasný majetok. Súvaha rozdeľuje aktíva na obežné aktíva a dlhodobé aktíva. V súvahe sa najskôr uvádzajú obežné aktíva.
Výkazníctvo výkazu ziskov a strát
Výkaz ziskov a strát oznámi ziskovosť spoločnosti odpočítaním výdavkov z výnosov na určenie čistého zisku. Účtovník zahŕňa všetky prevádzkové náklady. Platná časť zmluvy o údržbe alebo "Výdavky na údržbu" sa vykazuje vo výkaze ziskov a strát, aby sa dosiahla čistá výnosy spoločnosti.
