Kontrola dokumentov sa používa na zvýšenie efektívnosti konkrétnej organizácie prostredníctvom kontroly verzií konkrétneho dokumentu, ktorý sa uvoľní. Tým sa zabezpečuje, že všetci zamestnanci majú správne verzie konkrétneho dokumentu. Normy ISO sú súborom medzinárodných noriem, ktoré pomáhajú štandardizovať procesy v podnikoch a tiež pomáhajú podnikom viesť primerané záznamy, podľa Intelexu. Spoločnosti musia pochopiť, aké štandardy sa vzťahujú na ich konkrétny obchod, a používať kontrolné opatrenia na zabezpečenie dodržiavania týchto noriem.
Minimalizácia príspevkov
Kontrola dokumentov sa často snaží znížiť alebo vylúčiť papierové dokumenty, takže dokumenty majú menší vplyv na životné prostredie a znižujú náklady spoločnosti podľa Intelexu.
Jednoduchosť prístupu
Jednoduchý prístup je tiež dôležitý aspekt pri riešení kontroly dokumentov. Spoločnosti budú mať jednoduchší čas aktualizovať informácie, ak napríklad môžu ľahko získať informácie z internetu.
kategorizácia
Dokumenty musia byť usporiadané do logických kategórií. Pritom je možné nájsť príslušné dokumenty pre danú situáciu. Tieto dokumenty sú často zoradené do kategórií, ako sú pravidlá, postupy, pracovné inštrukcie a formuláre a záznamy podľa 9000 World. ISO vyžaduje, aby boli v prípade potreby k dispozícii príslušné dokumenty.
odbornosť
Dokumenty musia byť dôkladne preskúmané ešte pred dokončením. V mnohých prípadoch by tieto dokumenty mali byť preskúmané viac ako jedným osobám, a to ako na účely dohľadu, tak aby sa zabezpečilo, že chyby nebudú spôsobené tým, že by mal mať extra pár očí na to, aby chyby chytil, podľa 9000 sveta. Revízny cyklus by mal zahŕňať pracovníkov zapojených do konkrétnych dokumentov a manažérov, ktorí ich dohliadajú, pretože budú mať viac odborných znalostí a budú schopní porozumieť chybám. ISO vyžaduje, aby boli dokumenty pred schválením schválené.
Stav revízie
Normy ISO vyžadujú, aby boli dokumenty revidované a aktualizované vždy, keď je to potrebné. Podmienky v konkrétnej spoločnosti sa nevyhnutne zmenia a aktualizácie sa musia pridať k dokumentom, ak sú logické. Stav revízie musí byť umiestnený na dokumente podľa 9000 World. Medzi tieto stavy patrí návrh, preskúmanie a schválenie. Zastaralé dokumenty, ktoré spoločnosť uchováva z akéhokoľvek dôvodu, musia byť označené ako zastarané.
čitateľnosť
Dokumenty musia byť vždy čitateľné a prístupné tým, ktorí ich potrebujú, podľa 9000 World. ISO vyžaduje, aby dokumenty boli aktualizované, keď dostanú opotrebovanie alebo poškodenie.
distribúcia
Dokumenty pochádzajúce zo spoločnosti by sa mali nielen kontrolovať, ale aj dokumenty pochádzajúce z krajiny by sa mali kontrolovať podľa 9000 World. Mnoho dokumentov, ako napríklad používateľské dokumenty o výrobkoch a strojoch vlastnených spoločnosťou, musí byť jasne označené a distribuované správnym osobám v spoločnosti.
