Hovorová správa je dôležitým aspektom úspešného podnikania. Predajcovia a ďalší odborníci používajú správy o hovoroch na zaznamenanie podrobností všetkých telefonátov, ktoré uskutočňujú, ako aj návštevy potenciálnych a existujúcich klientov. Výkazy hovorov zvyčajne zahŕňajú to, o čom sa diskutovalo, výsledok rozhovoru a všetky ďalšie relevantné informácie. Tieto správy sa potom predkladajú dozorným orgánom a používajú sa na vedenie záznamov o kontaktoch s klientmi. Môžu tiež poskytovať nadriadeným cennú spätnú väzbu o výkonnosti práce zamestnanca.
Začnite dokumentovaním, s kým ste hovorili. Zahrňte podrobné informácie o tejto osobe. Mohol by to byť klient, potenciálny klient alebo vrátený klient. Správa o volaniach by mala obsahovať meno osoby, názov zamestnania, spoločnosť, kontaktné informácie a ďalšie definujúce charakteristiky. Príkladom charakteristiky môže byť to, že táto osoba má záujem o propagáciu, ktorá by mu poskytla väčšiu silu v spoločnosti.
Zahrňte do správy, či ste počas hovoru alebo návštevy hovorili s niekým iným. Možno ste sa rozprávali s recepčným alebo asistentom, alebo iný účastník spoločnosti by mohol sedieť v predajnom hovore. Nezabudnite uviesť relevantné informácie o tretej strane, napríklad ak má možnosť rozhodnúť o tom, či spoločnosť od vás kúpi.
Zapíšte účel hovoru a či to bolo osobne alebo telefonicky. Možno ste sa pokúšali uskutočniť predaj, získať informácie alebo len chytiť existujúceho klienta. Podrobné vysvetlenie účelu výzvy je dôležité, pretože vy a váš nadriadený budete musieť analyzovať, či bol alebo nebol úspešný.
Pridajte svoj názor na úspech hovoru do správy o volaní. Úspech je zvyčajne určený výsledkom. Ak bol napríklad konečný výsledok predaj, hovor bol s najväčšou pravdepodobnosťou úspešný. Úspech však nie je vždy čierny alebo biely. Možno ste sa pokúšali nadviazať kontakt s potenciálnym novým klientom. Preto ak ste s touto osobou mohli hovoriť, hovor bol úspešný bez ohľadu na to, či bol predaj uzavretý.
Zahrňte všetky ďalšie informácie, o ktorých sa domnievate, že sú relevantné v správe o volaniach. Vzhľad a atmosféra kancelárie alebo nálady osoby, s ktorou ste hovorili, by mohli byť potenciálne relevantné pre konečný výsledok hovoru alebo návštevy. Takéto informácie môžu diktovať, ako pristupujete k tejto osobe v budúcnosti. Napríklad, ak sa potenciálny klient zdal byť znepokojený predajným prístupom, váš nadriadený môže navrhnúť, aby iný predajca vo vašej kancelárii s iným predajným prístupom sa pokúsil kontaktovať túto konkrétnu osobu v budúcnosti.
Tipy
-
Uistite sa, že vo svojich prehľadoch hovorov používate správny pravopis a gramatiku. Nechcete, aby váš nadriadený obťažoval jednoduchými chybami. Koniec koncov, môže používať správy o hovore, aby zhodnotil vašu pracovnú výkonnosť a hodnotu pre spoločnosť.
