Ak vlastníte firmu, potrebujete možnosť zakúpenia dodávok na úver. Jediný spôsob, ako to urobiť, spočíva v odoslaní nákupnej objednávky, ktorá určuje, kto schválil nákup. Bez nákupnej objednávky riskujete zníženie peňažného toku alebo zvýšenie svojho dlhu, pretože budete musieť nakupovať s hotovosťou alebo úverom. Vytvorenie nákupnej objednávky vám umožní zaplatiť za 90-dňové okno. Táto flexibilita vám pomôže zabezpečiť, aby ste ostali v podnikaní.
Otvorte nový dokument pomocou preferovaného softvéru na úpravu dokumentov. MS Word, MS Excel, účtovníctvo Peach Tree alebo Quickbook obsahujú nástroje na vytvorenie nákupnej objednávky. Ak chcete mať voľnú voľbu, služba Dokumenty Google vám umožňuje používať program na spracovanie textu online a Open Office.org ponúka bezplatné alternatívy k produktom MS Office.
Do ľavého horného rohu dokumentu zadajte názov svojej firmy, adresu, telefónne číslo, faxové číslo a e-mailovú adresu. Ak máte logo, importujte ho a umiestnite ho doľava od názvu a adresy vašej spoločnosti. Na spodnom riadku pod vašimi adresovými informáciami uveďte svoje číslo dane z maloobchodného predaja, takže môžete získať kvalitné oslobodenie od dane z predaja pre určité druhy obchodných dodávok.
Vytvorte medzeru pre číslo nákupnej objednávky napísaním "Objednávka **** ____ "v hornej strednej časti dokumentu Keď použijete nákupnú objednávku na nákup tovaru, priraďte číslo do tohto priestoru tak, aby vyzeralo niečo ako" Objednávka 00012. Ak pracujete v Quickbook alebo Peach Tree, softvér automaticky priradí po sebe idúce číslo.
Vytvorte sekciu "Splatnosť" v pravom hornom rohu dokumentu. Nastavte písmo pre tieto informácie na 20 alebo 22 bodov, takže dodávateľ vie, kedy budete potrebovať doručenie.
Vytvorte jednotlivé stĺpce pre každý detail produktu, ktorý chcete zakúpiť. Bežné stĺpce zahŕňajú dátum, množstvo, popis položky a cenu produktu. Niektorí predajcovia však vyžadujú dodatočné informácie, napríklad číslo UPC alebo číslo katalógu. Vytvorte tri "rozdielne" stĺpce, ktoré vyhovujú jedinečným identifikátorom produktu.
Vytvorte medzisúčtový, daňový a veľkokapacitný priestor pod stĺpcami, ktoré predstavujú celý nákup.
V dolnej časti stránky vytvorte sekciu "Pokyny na doručenie", ktorá by mala obsahovať miesto pre doručovaciu adresu (ak je odlišné od adresy spoločnosti) a špeciálne pokyny, kde by mal produkt dodávať vodič.
Vytvorte podpisový riadok pre podpis oprávneného signatára. Môžete mať osobu podpísať každú objednávku, ale mnoho programov na spracovanie textu vám umožní importovať grafický podpis a umiestniť ho do dokumentu.
Na spodnej strane formulára uveďte podmienky nákupu, ako je prijatie dodávky, poškodený tovar, faktúry a platobné podmienky.
