Žiadosťou o predloženie návrhov je dokument vydaný spoločnosťou, neziskovou organizáciou alebo vládnou agentúrou, ktorá požaduje od potenciálnych dodávateľov odpovede na uvedené požiadavky. Zatiaľ čo RFP majú rôznu veľkosť, rozsah a formu, zvyčajne pokrývajú podobné témy. RFP zvyčajne oznámi dodávateľom sponzorský subjekt, čo chce získať a stanovuje podmienky výberu. RFP bežne žiada dodávateľov, aby vysvetlili, prečo sú kvalifikovaní odpovedať, ako majú v úmysle dosiahnuť ciele opísané v návrhu a cenu, ktorú očakávajú, že budú zaplatené.
Popíšte účel a rozsah RFP, vrátane tovaru, produktov alebo služieb, ktoré chcete získať, a kvalifikácie, ktorú očakávate od predajcu. To umožní dodávateľom určiť, či sú oprávnení a chcú reagovať. Označením, že vaša spoločnosť potrebuje 10 000 modrých miniaplikácií dodaných do troch mesiacov, vaša organizácia hľadá miesto a vybavenie na prípravu a servírovanie 200 jedál denne pre starších klientov alebo vaša agentúra potrebuje školenie na zlepšenie služieb zákazníkom, môžete si uložiť svoju vlastnú a vašu čas a úsilie dodávateľov.
Napíšte popis vašej spoločnosti, organizácie alebo agentúry, ktorá poskytuje potenciálnym dodávateľom užitočné údaje. Pretože to bude stáť čas a peniaze pre väčšinu predajcov reagovať na vaše RFP, to pomáha vytvoriť budúce pracovné vzťahy. Vysvetlite, čo máte v úmysle dosiahnuť svojim produktom alebo službou. Identifikujte ľudí, ktorým by mali riadiť svoje otázky a korešpondenciu.
Špecifikujte rozsah práce podrobne, aby dodávatelia mohli presne zobrazovať pracovné, materiálové a iné náklady.Uveďte plánované dátumy dokončenia, aby mohli vytvoriť realistickú časovú líniu. Popíšte podmienky, ktoré očakávate od nich, ako sú pracovné, environmentálne a bezpečnostné normy. Uveďte štandardy výkonnosti, ktoré požadujete, a ako očakávate, že budete sledovať a vyhodnocovať ich úsilie.
Uveďte zoznam plánov, správ, produktov, služieb a materiálov, ktoré očakávate od nich, a kedy by ste chceli, aby každý z nich bol dokončený. Dodávatelia môžu mať okolnosti, ktoré im bránia v tom, aby vám doručili to, čo požadujete, keď ich očakávate. Rozdiely medzi vašimi očakávaniami a dodávateľmi pravdepodobne budú predmetom diskusie počas rokovaní o zmluve. Niektoré RFP obsahujú časť so štandardnými položkami navrhovanej zmluvy, ako sú doložky o zrušení a dohody o mlčanlivosti
Zahrňte vo svojej RFP kritériá, ktoré použijete na vyhodnotenie prijatých odpovedí a spôsobu a časového rozlíšenia ocenenia pre víťazného uchádzača. Je to dôležité, aby sa predišlo žiadostiam o zvýhodnenie alebo iným nekalým praktikám. Mnoho RFP používa bodový systém, ktorý udeľuje body za položky ako náklady, rozsah práce, kvalifikácie a personál.
