Ak dôjde k kríze, efektívna komunikácia je jedným z krokov, ktoré musia sprevádzať konkrétne opatrenia organizácie na riešenie a zmiernenie následkov. Podniky musia komunikovať s klientmi a zákazníkmi, ako aj oznamovať zamestnancom, politikom, regulátorom a verejnosti. V rámci väčšieho komunikačného plánu krízy sú tlačové správy kľúčovou cestou šírenia informácií všetkým dotknutým zložkám. Spôsob, akým spoločnosť reaguje na krízu, môže okamžite formovať verejné vnímanie a má dlhodobé následky. Organizácie sa naučili byť proaktívnymi, pričom vedúci predstavitelia sú prístupní aj transparentní. Keď sú postihnuté skupiny presne identifikované a informované, tí, ktorí sú zodpovední za riešenie krízy, získajú rozhodujúci čas na ich účinné riešenie.
Tón a transparentnosť
Krize sa môžu vyskytnúť všetkým typom organizácií, od verejných korporácií a súkromných firiem až po nemocnice a vlády. Akcionári, zákazníci, zamestnanci, pacienti a občania majú právo poznať pravdu včas a transparentne. Organizácie, ktoré sa nedostavia, sa môžu ľahko vrátiť do deštruktívneho cyklu, z ktorého môžu ťažko alebo nemožné sa zotaviť. Vedúci predstavitelia by mali vynaložiť maximálne úsilie na udržanie svojej prístupnosti a pozitívnych vzťahov s tlačou pred a počas krízy, pretože dôveryhodnosť môže určiť ako sa kríza uvádza, tak aj to, ako ju vníma verejnosť. Tlač je schopný rozpoznať otvorený dialóg a transparentnosť v porovnaní s oneskorením a obskakovaním a podľa toho podáva správy.
Konkrétne kroky
Organizácie by mali rozvíjať a praktizovať proaktívne postupy, aby v prípade krízy zasiahli. Hladká akcia trpela vždy paniku. Členovia vrcholového manažmentu by mali byť okamžite upovedomení, aby sa mohli začať zaoberať krízou a nerozprávať sa o nej na internete alebo v miestnych spravodajských médiách. Regulované a licencované podniky musia oznámiť príslušným agentúram, ako je správa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci alebo Federálna agentúra pre riadenie mimoriadnych udalostí. Efektívne tlačové správy uvádzajú všetky takéto konkrétne kroky, vrátane dátumov, kontaktných informácií, zainteresovaných pracovníkov a priebežných plánov.
zodpovednosť
História opakovane ukázala, že organizácie, ktoré sú ochotné akceptovať zodpovednosť rýchlo a jednoznačne, môžu rýchlo získať dôveru a dôveru kľúčových zložiek. V známym prípade od 80. rokov 20. storočia sabotáž Tylenolu mohla ľahko poslať majiteľa značky, Johnson & Johnson, ktorý sa roky otáčal. Ako uviedla New York Times, "Len o dva mesiace neskôr sa Tylenol vrátil na trh, tentoraz v obaloch odolných voči falšovaniu a posilnený rozsiahlou mediálnou kampaňou." O rok neskôr jej podiel na analgezickom trhu 1,2 miliardy dolárov, ktorý sa po otrávení znížil na 7 percent z 37 percent, sa vrátil na 30 percent. " Spoločnosť prvýkrát odovzdala zákazníkom 31 miliónov fliaš a bezplatne ich nahradila v odolnej forme.
dĺžka
Presné a stručné tlačové správy by sa mali vo všeobecnosti zapadnúť do jednej stránky a mali by sa pohybovať v rozmedzí 300 až 500 slov. Okrem tejto dĺžky sú redaktori menej ochotní venovať si čas, aby si ich pozorne prečítali. Pri odosielaní faxom sa jednostránkové tlačové správy tiež vyhýbajú možnosti stratených alebo nesprávnych stránok. V prípade potreby sa môžu odoslať ďalšie oznámenia, keď budú k dispozícii ďalšie krízové informácie alebo aktualizácie.
