Váš manažér vás požiadal, aby ste preskúmali trend na trhu a vypracovali správu pre vaše oddelenie, aby vaša spoločnosť mohla vytvoriť stratégiu na zvýšenie svojho podielu na trhu a ziskov. V tomto okamihu sa musíte rozhodnúť, aký typ správy chcete napísať. Znalosť rozdielov medzi formálnymi a neformálnymi správami vám pomôže vybrať správny štýl.
Neformálna správa
Neformálne správy sú zvyčajne interné správy a môžu ísť aj na iných členov oddelenia a vedúcich oddelení. Používajú sa aj na správy, ktoré budú cirkulovať v celej spoločnosti. Používajú osobné zámky a kontrakcie. Aj keď správa môže mať niekoľko sekcií dlhú, je zvyčajne oveľa kratšia ako formálna správa. Stránka obsahu nie je zahrnutá. Neformálne správy môžu byť dokonca formátované ako poznámka.
Neformálna štruktúra
Váš úvod a záver sú zahrnuté do textu správy a nie je tam žiadny abstrakt. V prípade potreby uveďte veľmi krátke položky. V úvode stručne uveďte problém, čo ste urobili a váš konečný záver. Máte cieľové publikum, a preto s nimi hovorte priamo vo svojej diskusii. Uveďte fakty a nepleťte podrobnosti, ale uistite sa, že správa je pochopiteľná. Pripomeňte čitateľovi, aké sú vaše závery. Vaša správa bude správne odôvodnená písmenom 10 až 12 bodov. Zahrňte svoje odporúčania a pokrok, ktorý ste urobili na vyriešenie problému. Buďte pozitívni v očakávaniach a odporúčaniach.
Formálna správa
Ak píšete správu pre vrchný manažment alebo pre inú organizáciu, budete potrebovať formálnu správu. Formálne správy sa používajú aj na výskumné práce vo vysokoškolskom vzdelávaní. Formálne správy sú dlhšie a dobre skúmané. Formálne správy sú neosobné, zriedka používajú osobné zámky a kontrakcie.Zhrnutia sú umiestnené na samostatných stránkach a zvyčajne majú viac ako jednu hlavičku. Formálnym správam môže predchádzať aj návrh. Ak je prehľad dlhší ako päť stránok, zahrňte stránku s obsahom. Môže sa vyžadovať sprievodný list alebo poznámka.
Formálna štruktúra
Zahrňte titulnú stranu podobnú obálke knihy. Abstrakt stručne sumarizuje problém, proces výskumu a záverečné závery na jednej stránke alebo menej. Vaša titulná stránka bude obsahovať názov správy, osobu, ktorá zostavila správu, vydavateľa a dátum odoslania. Zhrňte svoju počiatočnú prácu alebo účel štúdie a uveďte všetky podrobnosti, ktoré sú potrebné pre vaše publikum, aby úplne pochopili otázku. Zahrňte obsah a zoznam tabuliek a obrázkov. Súčasťou vašej správy bude úvod, prehľad výskumu a záverečné závery a odporúčania. Ukončite prehľad s potvrdeniami, zoznam odkazov, na ktorých ste umiestnili svoj výskum a všetky prílohy.
