Ako čas plynie, môže sa stať, že je ťažšie vystopovať absolventov študentov na stretnutia alebo mimoriadne udalosti súvisiace so školou. Združenie vysokoškolských absolventov pomôže podporiť individuálne vzdelávacie akcie tým, že bude mať aktualizovaný zoznam všetkých absolventov škôl. Predtým, ako si môžete zariadiť špeciálne podujatia a požiadať o dary alebo príspevky, potrebujete združenie, ktoré sa zaviazalo plánovať a hosťovať akcie absolventov.
Oslovte vysokoškolských spolužiakov, s ktorými ste stále v kontakte a vytvorte záujmovú skupinu. Po dohodnutí schôdzky s touto skupinou musíte každý člen skupiny komunikovať so spolužiakmi, s ktorými sú stále v kontakte o možnej účasti na skupine.
Stretnite sa so zástupcami škôl, aby ste im oznámili, že začínate združenie vysokoškolských absolventov. Určite, či ide o celkovú školskú asociáciu pre všetky stupne absolvovania alebo individuálnu združenú triedu absolventov. Požiadajte o zoznam mien a adries absolventov študentov zo školských súborov. To vám umožní začať vytvárať zoznam absolventov a založiť databázu.
Umožnite každému členovi záujmovej skupiny prijať niekoľko mien z zoznamu absolventov, aby ste aktualizovali kontaktné informácie o absolventoch. Požiadajte každého člena skupiny záujmov o vystopovanie členov triedy tým, že kontaktuje ostatných spolužiakov, s ktorými stále vedia alebo komunikujú, na webových stránkach sociálnych médií alebo vyhľadaním online. Aktualizujte zoznam absolventov s aktuálnymi e-mailovými adresami, informáciami o pouličnej adrese alebo oboma.
Napíšte list absolventom absolventov, ktorí vysvetľujú plány na vytvorenie asociácie absolventov. Požiadajte ich, aby poskytli aktualizované kontaktné informácie. Požiadajte záujemcov o účasť v asociácii absolventov, aby kontaktovali členov záujmovej skupiny.
Vytvorte program pre prvé stretnutie združenia absolventov. Agenda by mala zahŕňať plány na rozvoj organizačnej štruktúry združenia, ako napríklad stanovy, vyhlásenie o poslaní, akčný plán, ciele, nominácie asociačných dôstojníkov a volieb a prípadné štruktúry financovania.
Zvolať stretnutie záujemcov o účasť na predstavenstve alebo asociácii. Rozhodnite sa, kedy sa budú konať nominácie dôstojníkov a voľby a hlasovacieho mechanizmu. Zorganizujte výbor, ktorý bude zodpovedný za vypracovanie stanov predpisov organizácie a ďalšiu skupinu, ktorá prichádza s nápadmi na financovanie činností, ako sú darovanie dobrovoľníkov, ročné príspevky alebo sponzorstvo.
Držte voličské funkcie a formalizujte stanovy organizácie.
Požiadajte individuálnych dobrovoľníkov o účasť v samostatných výboroch, aby sa zaoberali asociačnými komunikáciami, aktivitami na získavanie finančných prostriedkov, inkasami, ak boli založené, a znovuzjednotením.
Uveďte termíny schôdzí výborov a koordinujte nadchádzajúce zasadnutia správnej rady s cieľom zahrnúť aktualizácie výboru. Naplánujte napríklad nasledujúci dátum, čas a miesto stretnutia vedenia alebo rady, a zahrňte do programu prezentáciu výboru o navrhovanej štruktúre asociačných poplatkov a odporúčané aktivity na zvyšovanie finančných prostriedkov na preskúmanie a schválenie.
