Dokumentovanie správ o stretnutiach vyžaduje správne organizovanie a pozornosť. Pretože zápisy z stretnutí sa často stávajú legálnymi dokumentmi, je dôležité presne zhrnúť diskusie. Vytvorte záložnú kópiu a uložte ju na bezpečnom mieste a distribuujte ďalšie kópie príslušným stranám. S praxou sa stáva oveľa jednoduchšie dokumentovať stretnutie minút presne a stručne.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Prenosný počítač
-
Softvér na spracovanie textu
-
Program stretnutia
-
Kópia Robertovho poriadku
Dokumentovanie minút stretnutia
Príďte skoro, aby ste si nastavili svoj laptop a ste pripravení ísť. Berte na vedomie dátum, čas, miesto a zoznam účastníkov. Zaznamenajte čo najviac diskusií o schôdzkach, ako je to možné pre vašu rýchlosť písania. Nebojte sa o pravopisných alebo gramatických chybách. Ak vynecháte dôležitý krok, ako napríklad podanie pohybu alebo akcie, je vhodné požiadať účastníkov stretnutia o objasnenie znenia. Príležitostne uložte dokument, aby ste zabránili strate dát.
Upravte svoje stretnutia minút čo najskôr po schôdzke, keď je vaša pamäť o diskusii stále čerstvá. Opravte chyby pravopisu alebo gramatiky a zabezpečte konzistentnosť formátovania v celom dokumente. Vložte "návrh" vodoznaku, aby ste čitateľom oznámili, že zápisnica ešte nebola schválená a oficiálna. Uložte súbor pomocou názvu súboru, ktorý sa dá ľahko identifikovať a odlíšiť neskôr, napríklad "StrataCouncilMinutesDecember5".
Odoslanie zápisnice predsedovi zasadnutia alebo inej osobe určenej na preverenie diskusie. Opätovne upravte minúty na základe získanej spätnej väzby. Pri úprave si dávajte pozor na zachovanie integrity minút. Nepridajte diskusiu, ktorá sa nevyskytla, alebo odstráňte diskusiu, ktorá sa vyskytla. Uložte súbor znova.
Uchovávajte vodoznak "Návrh" v dokumente, kým nebudú formálne schválené minúty. Toto sa zvyčajne vyskytuje na ďalších zasadnutiach toho istého výboru.
Keď komisia schváli minúty, odstráňte vodotlač "Koncept" a súbor uložte znova. Ak to bude potrebné, rozošlite schválené zápisnice členom výboru.
Tipy
-
Dajte kópiu Rómskych poriadkov (alebo akékoľvek usmernenia, ktoré váš výbor používa), aby sa mohli počas stretnutia použiť ako referencia. To vám môže pomôcť pri správnom zaznamenávaní stretnutí.
Niektorí ľudia dávajú najskôr prednosť zdokumentovaniu schôdzky pomocou skratky najprv a neskôr napíšte poznámky. Táto metóda môže fungovať rovnako dobre ako minúty s použitím prenosného počítača. Záleží na vašich osobných preferenciách.
Pri veľmi dôležitých stretnutiach zvážte použitie kazetového magnetofónu na zvuková nahrávka.
