Zápisy zo stretnutí sú základnými právnymi dokumentmi pre neziskové organizácie, vládne agentúry, spoločnosti a korporácie. Poskytujú záznam o rozhodovacom procese. Minúty sa líšia od diktátu. Nie sú slovom prepisom toho, čo sa stalo na stretnutí; namiesto toho sú záznamy o tom, kto sa zúčastnil, o čom sa diskutovalo, o všetkých hlasoch, ktoré boli obsadené a o čom sa rozhodlo. Minúty sa uchovávajú niekoľko rokov.
Pripravte sa na zaznamenanie presných minút
Prečítajte si agendu stretnutia. To vám umožní naplánovať významné položky programu, o ktorých budete musieť robiť poznámky. Budete tiež mať pocit, koľko účastníkov očakávať.
Navrhnite list účastníka. Môže to byť tak jednoduché ako kus papiera s názvom stretnutia a dátumom na vrchole s niekoľkými očíslovanými čiarami. Toto rozdeľte na začiatku schôdzky, aby ste podpísali účastníkov.
Uistite sa, že vaše záznamové zariadenie funguje správne. Môžete sa rozhodnúť, že budete mať poznámky o schôdzke na notebooku alebo s perom a papierom alebo zaznamenaním stretnutia. Ak sa stretnutie bude týkať citlivých informácií, prediskutujte záznam s predsedom a vysvetlite svoj zámer použiť záznam iba na zabezpečenie presnosti minút.
Vytvorte minúty stretnutí pre záznam
Urobte si poznámky počas stretnutia. Zamerajte sa na predmet každej diskusie a nechajte komentár. Pripomíname napríklad, že sa diskutovalo o alokácii finančných prostriedkov pre novú budovu, ale nevšimli sme si, že "diskusia bola emocionálna a vyhrievaná". Všimnite si, kto navrhol každý návrh a čo bolo vyriešené.
Vytvorte dokument, ktorý bude oficiálnym stretnutím. Mala by mať rovnaký formát ako predchádzajúce minúty stretnutia. Zvážte použitie šiestich častí: volanie na objednávku, volanie, schvaľovanie posledných minút stretnutia, otvorené otázky, nové obchody a odklady. Pod každým poskytnite stručný a neutrálny prehľad diskusie alebo aktivity. Ak bol počet hlasov, uveďte súčet. Ak sa nepočítajú hlasy, uveďte len to, že bol návrh "nesený" alebo "neúspešný". Vytvorte priestor na zápis minút, ktoré chcete podpísať, ako správcu poznámok a predsedu, ktorý schvaľuje zápisnicu.
Objednávajte minúty na členov rady do jedného týždňa od stretnutia a ak je schôdza verejná, podajte ich ako verejný záznam. Podľa potreby vykonajte zmeny a opravy. Ak potrebujete vysvetlenie, pozrite si vlastné poznámky alebo záznam o stretnutí.
Uložte minúty stretnutí v firemných súboroch
Uložte zápisnicu o stretnutí s zápismi z minulých stretnutí. Môžete si ponechať zápisky v viazaní, ktoré organizuje výbor alebo rada a v chronologickom poradí. Keďže zápisnica zo zasadnutí je právnou dokumentáciou, uchovávajte ju v ústredí.
Odstráňte záznam, ktorý ste urobili zo stretnutia, pokiaľ nie je pravidlom vašej organizácie uchovávať tento záznam. Akonáhle sú vaše minúty konečné, zvyčajne nie je potrebné udržiavať túto zálohu a jej obsah môže byť citlivý alebo dôverný.
Skopírujte a rozdeľte minúty stretnutí na začiatku nasledujúcej schôdze. Tie budú schválené ako prvé miesto podnikania.
Tipy
-
V prípade potreby skontrolujte šablóny schôdzok. Štúdiť, ako boli uložené staršie minúty, alebo vyhľadávať on-line pre "Šablóny stretnutí."
