Dokumentovanie vnútorných kontrol a procesov môže byť náročné. Komplexné procesy sú prezentované v ľahko pochopiteľnom štýle a to nie je jednoduchá úloha. Musíte mať vynikajúce komunikačné schopnosti, či už ústne alebo písomne, aby ste mohli robiť dobrú prácu. Kroky na vytvorenie dobrej dokumentácie zahŕňajú rozhovory s zamestnancami, pozorovanie, hodnotenie a organizáciu. Dôležitým aspektom vytvárania dokumentácie je umožniť zmeny neskôr. Procesy sa menia a v dôsledku toho sa musia aj dokumenty meniť.
Rozhovor s zamestnancami. To je prvý krok v tomto procese. Nepoužívajte predpoklady a nepýtajte sa, aby ste skontrolovali svoje porozumenie. Požiadajte zamestnancov, aby vám ukázali, o čom hovoria. Ak niekto musí schvaľovať papier, požiadajte ho, aby ste videli tento papier. Niektorí ľudia radi používajú magnetofón a potom prepisujú informácie. To môže byť dobrý nápad, ak niekto hovorí a zároveň ukáže proces s množstvom podrobností. "Ukázať a rozprávať" je spôsob, ako ísť.
Sledujte svoje okolie. Ak sa má proces prikladať faktúry na kontrolu žiadostí, poznamenajte si napríklad, či sa to skutočne vykonáva. Mnohokrát vám ľudia hovoria o správnom spôsobe vykonania určitého procesu, ale to neznamená, že to je spôsob, akým sa to robí. Pretože dokumentujete realitu, pozorovanie procesu môže byť cenné pri pridávaní dobrých informácií, ktoré nie sú počas pohovoru zjavné. Pozrite sa do plniacich skríň a všimnite si, aké papiere majú ľudia na stoloch.
Vyhodnoťte efektívnosť procesu pri jeho zdokumentovaní. Ak vidíte, že procesy nefungujú alebo nie sú vykonávané dvakrát, urobte si to. To je najlepší spôsob, ako môžete pridať hodnotu do pracovných dokumentov. Keď hodnotíte proces, hľadáte ho objektívne a môžete podať návrhy na zlepšenie. Uistite sa, že pri vypracovávaní odporúčaní dodržujte protokol. Nezabudnite: ak sa procesy menia kvôli vašim odporúčaniam, musíte zdokumentovať vylepšené procesy - nielen staré.
Dokumentácia súborov v spojích a online v priečinkoch. Šablóny na štandardizáciu dokumentácie pomáhajú udržať ich ľahké čítanie. Každé spojivo alebo priečinok by mali mať index s informáciami o oblasti. Napríklad by ste mohli mať viazač na účty splatné, kde by ste mohli podať spisy a vývojové diagramy dokumentujúce proces. Môžete mať ďalšie prepojenie týkajúce sa miezd a ďalšie informácie o pohľadávkach. Oddeľovanie dokumentácie o procesoch môže pomôcť používateľom nájsť informácie. Mať rovnakú organizáciu na všetkých spojích, pokiaľ ide o poradie dokumentácie, obsah vpredu atď. Je to veľmi dôležité, keď je potrebné vykonať zmeny a rýchlo sa musí nájsť konkrétna položka.
Tipy
-
Použite program Word alebo iný program na vytvorenie dokumentácie.
Zvážte dokumentačný softvér špecifický pre váš priemysel, ktorý vám môže ušetriť čas v písaní a organizácii. Zvážte to, aby sa obe príbehy a vývojové diagramy zlepšili jasnosti. Nepoužívajte žargón ani iniciály
Ďalšie úvahy zahŕňajú: Napíšte krátke vety a vyhýbajte sa pasívnemu hlasu; Nechcem to vykresliť ani nevyvolávať úsudky. Napríklad nepíšte o príjemnom recepcii. Napíšte o recepcii. Nepoužívajte skutočné mená ľudí - vždy používajte názvy pozícií a dodržiavajte ich v celej dokumentácii; mať manažéra alebo nadriadeného, aby si prečítal dokumentáciu, aby sa uistil, že je správna; a dbajte na dôverné informácie v dokumentácii. Nezobrazujte príklady kontrolných podpisov alebo v nich neuvádzajte dôverné informácie o mzdách.
Výstraha
Uvedomte si používateľov vašej dokumentácie. Môžu zahŕňať nielen interných ľudí, ale aj audítorov a iných zainteresovaných strán. To je veľmi viditeľné. Takže sa uistite, že vaša práca nemá žiadne trápne gramatické alebo pravopisné chyby.
