Realizácia efektívnej revízie obchodných procesov zabezpečuje, že vaše podnikové operácie produkujú požadované výsledky najefektívnejším spôsobom. Pred zakúpením nového hardvéru alebo softvéru môžete vykonať kontrolu podnikových procesov. Ak chcete vykonať previerku podnikových procesov, zostavte tím ľudí, ktorí zastupujú všetky úrovne organizácie, ktoré sú ovplyvnené akýmikoľvek zmenami v súčasnom obchodnom procese. Zostavenie správnych ľudí vám môže pomôcť identifikovať problémy, určiť potenciálne vylepšenia, priradiť projektových manažérov, zaviesť rýchle opravy a vypracovať dlhodobý plán.
Mapujte svoj aktuálny proces. Vymenujte kritické obchodné procesy používané na výrobu vašich produktov a služieb. Diskutujte o problémoch v súčasnom prostredí, ako sú oneskorenia pri prijímaní spotrebných materiálov alebo problémy s kvalitou dodávateľov. Zorganizujte sériu stretnutí, aby tím mohol premýšľať o tom, prečo existujú problémy a ako s nimi zaobchádzať. Vykonajte výskum a zistite, ako iné spoločnosti zvládajú podobné problémy. Pomocou nástrojov na mapovanie obchodných procesov, ako sú napríklad Gliffy, Bonita Open Solution alebo Questetra BPM, môžete zdokumentovať svoj súčasný proces.
Preskúmajte zdokumentované obchodné procesy, aby ste zabezpečili, že podrobnosti presne odrážajú spôsob fungovania podniku. Napríklad rozdeľte postupy riešenia problémov všetkým osobám, ktoré obsluhujú zákaznícke služby. Sledujte personál, ktorý používa postupy, a všimnite si akékoľvek odchýlky, aby ste zistili, či personál potrebuje dodatočné schopnosti, vedomosti, školenie alebo skúsenosti, aby podnikateľský proces účinne fungoval.
Identifikujte potenciálne zmeny. Určte, ako môžu zmeny ovplyvniť súčasné postupy. Sledujte personál, ktorý vykonáva úlohy, aby overil predpoklady. Rozprávajte pracovníkov, aby ste získali informácie o procesných problémoch, s ktorými sa vaša organizácia stretla. Vykonajte prieskum alebo spustite fokusové skupiny, aby ste zhromaždili svoje nápady na zlepšenie. Nepredpokladajte, že poznáte správne riešenie, napríklad nákup nového hardvéru alebo softvéru, bez toho, aby ste pochopili, ako nový systém ovplyvňuje organizáciu.
Vytvorte nový proces. Redizajn obchodných procesov zahŕňa zabezpečenie toho, aby sa všetky procesy pre funkcie spoločnosti zosúladili so súčasnými strategickými cieľmi. Vyladenie procesu na základe analýzy vykonanej v rámci prehľadu obchodných procesov. Skontrolujte tím nový proces s tímom, aby ste určili závislosti medzi organizáciami a potenciálne problémy. Dokumentujte všetky zmeny odporúčané tímom na preskúmanie obchodných procesov a zverejnite závery v bulletine, e-maile alebo inom mechanizme komunikácie spoločnosti.
Vyhodnoťte svoju implementáciu. Zmerajte prevádzkové činnosti, ako napríklad spokojnosť zákazníkov, chyby produktu alebo náklady, s cieľom zistiť, či zlepšenia vytvorené vašou kontrolou mali vplyv. Vykonajte následné kontroly a podľa toho upravte procesy, ak sa v očakávanom časovom rámci nedosiahli žiadne zlepšenia.
