Môžete mať najväčšie podnikanie na svete, ale bez podpory vašej spoločnosti a produktov, ktoré ponúka, nikto nebude vedieť, že existujete. Tam príde dobré komunikačné oddelenie.
Či už sa vaša firma práve začína, spoločnosť so sídlom v strednej veľkosti alebo veľká spoločnosť, ktorá má komunikačné oddelenie, je dôležité, aby ste dostali slovo o vašom podnikaní ao tom, čo robíte.
Oddelenie pre komunikáciu môže prevziať vaše oddelenie pre styk s verejnosťou alebo verejné záležitosti. Oddelenie úzko spolupracuje s inými oddeleniami, aby zabezpečilo, že chápe dynamiku vášho podnikania a informácie, ktoré potrebuje na komunikáciu. Oddelenie komunikácie zohráva rozhodujúcu úlohu v úspechu organizácie.
Úloha podnikovej komunikácie
Úlohou firemnej komunikácie je vytvoriť vašu značku, propagovať svoje produkty alebo služby a získať nových zákazníkov. Keď sa to urobí dobre, firemná komunikácia vám nielen pomôže získať nových zákazníkov, ale povzbudí vašich existujúcich zákazníkov, aby zostali lojálni voči vašej značke. Firemná komunikácia zahŕňa sociálne médiá, mediálne vzťahy, klientske podujatia a reklamu.
Ciele podnikovej komunikácie by mali zahŕňať aj vnútornú komunikáciu medzi spoločnosťami. To pomáha manažmentu udržať ostatných zamestnancov na vedomostiach o tom, čo sa deje a pomáha posilniť rôzne oddelenia vo vašej spoločnosti. Vnútorná komunikácia zahŕňa firemné informačné bulletiny, pravidelné e-maily a podujatia na budovanie tímov.
Vo väčšine prípadov vedie vaše oddelenie komunikácie riaditeľ komunikácie alebo manažér. Toto je osoba, ktorá vám pomôže strategicky určiť, aké metódy vonkajšej a vnútornej komunikácie budú pre vašu spoločnosť najlepšie. Rovnako implementuje stratégie, ktoré si vyberiete, a to buď samostatne, alebo s tímom komunikácie.
Ak máte veľmi malú spoločnosť, môže byť úlohou riaditeľa pre komunikáciu taká, ktorá je absorbovaná do inej pozície. Napríklad predajný tím môže byť ten, ktorý používa vaše účty sociálnych médií, alebo môže váš personál umiestniť na udalosti klienta.
Bez ohľadu na to, aké komunikačné oddelenie vyzerá vo vašej spoločnosti, malo by existovať v nejakej forme, aby ste splnili vaše podnikové komunikačné ciele.
Funkcie komunikačného oddelenia
Existuje mnoho funkcií komunikačného oddelenia. Možno zistíte, že vaša spoločnosť potrebuje viac ako iné. Môžete tiež zistiť, že niektoré funkcie komunikačného oddelenia fungujú lepšie ako iné pre váš konkrétny priemysel a značku.
Funkcie komunikačného oddelenia zahŕňajú:
- Spravovanie vašich webových stránok a sociálnych médií vrátane práce s vývojármi webových stránok, zverejňovanie bežných aktualizácií sociálnych médií a zapájanie ľudí do vašich sociálnych multimediálnych kanálov.
- Spravovanie blogov vrátane tvorby príslušného redakčného kalendára, písania článkov a práce s externými pracovníkmi na vytváranie obsahu.
- Spúšťanie propagácie, či už na sociálnych médiách alebo na fyzických miestach.
- Podujatia, ako sú príležitosti na ďalšie vzdelávanie, sieťové mixéry alebo otvorený dom.
- Dohliadať na vzťahy s médiami vrátane písania a distribúcie tlačových správ, odpovedať na otázky médií a udržiavať mediálnu sadu o vašej spoločnosti.
- Verejné rozhovory, vrátane zastupovania vašej spoločnosti vo verejnom prostredí a prípravu vedúcich pracovníkov, aby mohli hovoriť na udalostiach, ako sú napríklad novinové konferencie.
- Spravovanie marketingových materiálov vrátane brožúr, bulletinov a odosielateľov.
- Vyhľadávanie príležitostí na inzerciu, či už v tlači, v televízii alebo online.
- Manipulácia s krízovou komunikáciou, keď udalosť ohrozuje verejnú bezpečnosť alebo dobrú povesť vašej spoločnosti, ako je náhodná smrť, toxická škvrna alebo prepúšťanie.
- Vytvorenie a implementácia ročného komunikačného plánu, často v spojení s inými oddeleniami.
- Dohliadať na vnútornú komunikáciu o spoločnostiach vrátane interných oznamov a školení.
Všetky tieto funkcie komunikačného oddelenia pomáhajú posilniť vašu spoločnosť, značky a marketingové úsilie. Pomáhajú zabezpečiť, aby všetci vo vašej spoločnosti boli na tej istej stránke, pokiaľ ide o to, ako je vaša spoločnosť zastúpená a verejný obraz, ktorý máte. Tieto funkcie tiež vytvárajú dôveru klientov a zákazníkov, pretože budú vedieť, čo od vašej firmy očakávať. Prostredníctvom svojej komunikácie budú mať prehľad o vašom poslaní, hodnotách, cieľovej skupine, osobnosti a produktoch a službách, ktoré poskytujete. Čím väčšia dôvera majú vaši klienti a zákazníci, tým je pravdepodobnejšie, že budú naďalej používať vaše produkty alebo služby.
Čo robí správca komunikácie?
Úloha firemnej komunikácie je dôležitá. Chcete, aby niekto dohliadal na vaše firemné komunikačné ciele, ktorí majú zručnosti a schopnosť vykonávať všetky funkcie komunikácie, ktoré sú dôležité pre vašu spoločnosť.
Nájdenie skúseného správcu komunikácie je prvým krokom k vytvoreniu komunikačného oddelenia. Táto osoba môže podať správu riaditeľovi pre komunikáciu a bude zodpovedná za rôzne dôležité úlohy, takže sa chcete uistiť, že nájdete niekoho, kto je schopný a kompetentný. V ideálnom prípade bude táto osoba mať skúsenosti vo vašej konkrétnej oblasti, takže krivka učenia nie je tak strmá. Hoci je užitočné zamestnať niekoho, kto má titul v oblasti komunikácie, vzťahov s verejnosťou alebo v podobnej oblasti, nie je vždy potrebné, ak má osoba významné množstvo relevantných skúseností.
Pokiaľ ide o úlohu správcu komunikácie, to, čo človek robí, závisí od úlohy firemnej komunikácie vo vašej spoločnosti. Možno budete potrebovať niekoho, kto sa zameria len na internetový marketing, ako sú webové stránky, blogy a sociálne médiá. Možno budete chcieť niekoho, kto dokáže vyskúšať tlačovú reklamu v miestnych mestách alebo kto môže prísť s úžasnými udalosťami. Možno budete chcieť najať správcu komunikácie, ktorý bude dohliadať na vnútornú komunikáciu alebo budovať firemný intranet.
Čo správca komunikácie závisí aj od veľkosti komunikačného oddelenia. Ak máte tím jedného človeka, správca komunikácie bude pracovať s mnohými ďalšími funkciami, ako keby ste mali veľké komunikačné oddelenie. S menším tímom budete musieť uprednostniť to, čo máte správcu komunikácie, pretože bude mať len toľko času na to, aby vykonal svoju prácu. Ak bude dohliadať na komunikačné oddelenie, pravdepodobne bude viac spokojný, pokiaľ ide o každodenné úlohy a bude mať väčšiu riadiacu úlohu. Keď máte oddelenie komunikácie, môžete mať jednu osobu, ktorá spravuje internet, jednu riadiacu reklamu, jednu spravujúcu vzťahy s verejnosťou a jednu riadiacu vnútornú komunikáciu.
Úloha správcu komunikácie alebo riaditeľa sa tiež líši v závislosti od toho, či podnikanie je štartovacia alebo založená spoločnosť. Pri spustení riaditeľ komunikácie stráca veľa času vytváraním stratégie, vývojom značky, skúmaním cieľových trhov, testovaním komunikačných techník a vytváraním záruk spoločnosti. To sú všetky veci, ktoré treba vykonať pred zavedením komunikačného plánu.
Vo viac skúsenej spoločnosti má riaditeľ pre komunikácie základ, z ktorého má začať. Mnoho podkladov a výskum už bolo vykonané. Aj keď môžu existovať príležitosti na vytvorenie novej stratégie a značky, môže komunikačný riaditeľ alebo správca komunikácie v etablovanej spoločnosti tráviť viac času rozširovaním toho, čo bolo urobené predtým, alebo hľadaním nových oblastí, ktoré by ste mali preskúmať.
Pri výbere niekoho, kto je riaditeľom pre komunikáciu vašej spoločnosti, uistite sa, že nájdete niekoho so silnou komunikáciou a zručnosťami ľudí, ktorý je organizovaný a zvládne veľa projektov pod tlakom termínu. Mali by byť kreatívni, mali možnosť písať jasne a byť tímovým hráčom.
So správnou komunikačnou stratégiou a komunikačným riaditeľom bude vaše oddelenie komunikácie určite prosperovať.
