Vedúci kancelárie, niekedy známy ako recepčný alebo úradník, naplní veľké množstvo úloh. Táto pozícia smerujúca k zákazníkom, ktorá sa zvyčajne nachádza v priemysle cestovného ruchu, slúži na prepojenie so zákazníkmi a na vykonávanie obchodných povinností v kancelárii. Hoci sa zodpovednosti a náhrady značne líšia od organizácie až po organizáciu, a dokonca aj v rámci spoločností, mnohí vedúci kancelárií zdieľajú niekoľko základných povinností.
Zákaznícke rozhranie
Manažéri kancelárie často komunikujú so zákazníkmi, často ich pozdravujú, keď vstúpia do zariadenia, odpovedajú na otázky a vytvárajú tržby. Podľa všeobecného popisu práce uverejneného na webových stránkach o zamestnanosti Kariéra Builder, front office manažéri môžu prijímať a spracovať platby od zákazníkov a podľa potreby poskytovať príjmy. V niektorých prípadoch, podľa kariéry Builder, front office manažéri tiež zaobchádza s nepríjemnými zákazníkmi alebo hosťami a zapojiť príslušný bezpečnostný personál pre riešenie problémov bezpečnosti zákazníkov. V závislosti od organizácie môže správca kancelárie komunikovať so všetkými hosťami alebo len s tými, ktorí sú považovaní za citlivých alebo dôležitých.
Manažment kancelárie
Manažéri kancelárie zabezpečujú, že kancelária podniku naďalej funguje efektívne. Správa kancelárie môže zahŕňať analýzu výdavkov na minimalizáciu nákladov podľa popisu práce uverejneného na webovej stránke ubytovania Hotel Mule a niektorí manažéri prehodnocujú denné denníky, aby si udržali povedomie o obchodných aktivitách. Manažéri kancelárie by mali byť oboznámení s typickými kancelárskymi aplikáciami, ako sú tabuľkové procesory a textové procesory. Podľa webovej stránky o zamestnanosti The Job Fool môžu zamestnanci v tejto pozícii využiť aj firemné proprietárne systémy na udržiavanie obchodných operácií.
Správa skúseností so zákazníkmi
Zamestnanci v pozícii vedúcej kancelárie majú značnú zodpovednosť za to, že zákazníci a hostia dostanú príkladné služby. Okrem jednoduchej komunikácie so zákazníkmi a riešenia bezpečnostných problémov konajú manažéri kancelárií ako jediné kontaktné miesto pre sťažnosti zákazníkov a eskalované problémy. Vedúci pracovníci v kancelárii môžu schvaľovať propagačné sadzby ako odpoveď na zákaznícke rokovania podľa popisu práce uverejneného v hoteli Mule a niektorí vedúci kancelárie majú právomoc poskytovať nezľaknuteľným hosťom zľavy, servisné kredity alebo bezplatné služby. Manažéri kancelárie môžu pracovať aj s inými skupinami v rámci podnikania, napríklad údržbou a údržbou, aby zabezpečili, že hostia budú pri príchode vidieť čistý a plne funkčný objekt.
Supervízia zamestnancov
V závislosti od organizácie môžu manažéri front-office zodpovedať za dohľad nad členmi hotelového personálu. Dozorné povinnosti podľa The Job Fool môžu zahŕňať plánovanie zamestnancov na uspokojenie požiadaviek zákazníkov, plánovanie a pridelenie práce a rozvoj komunikácie zamestnancov. Manažéri kancelárie môžu plánovať a uskutočňovať pravidelné stretnutia zamestnancov a dokonca spolupracovať s vedúcimi iných oddelení s cieľom zabezpečiť dokončenie organizačných úloh. V niektorých prípadoch zamestnanci v tejto pozícii rozvíjajú a dodávajú školenia, aby zamestnanci držali krok so zmenou obchodných postupov.
