JISC InfoNet popisuje správu záznamov ako systematické riadenie všetkých záznamov spolu s informáciami alebo údajmi, ktoré obsahujú. V minulosti boli tieto záznamy uložené v papierovej podobe a každá veľká organizácia mala register, niekedy obsadený armádou úradníkov. Dnes prevzali elektronické systémy na správu záznamov. Manuálne aj elektronické systémy na správu záznamov majú jasné výhody, ako aj nevýhody.
Obnova a zdieľanie údajov
Hlavným dôvodom, prečo mnohé organizácie idú bez dokumentov, je jednoduchosť, ktorú elektronický systém umožňuje vyhľadávanie a zdieľanie informácií. Keď sa údaje uchovávajú na papieri a sú uložené v registri, získavanie údajov predstavuje výzvu. Okrem toho môžu tieto informácie používať iba jeden človek naraz. Zatiaľ čo elektronické systémy riešia tento problém, prídu aj s inými výzvami.
Náklady na zariadenie a potenciál zastarávania
Keď je organizácia bezpapierová, existujú obrovské objemy údajov uložených na papieri, ktoré sa musia skenovať a uchovávať v digitálnom formáte. Hardvér a softvér potrebné pre toto cvičenie stáli značné množstvo peňazí. Počiatočné náklady stranou, významnou nevýhodou v prípade elektronických systémov je to, že hardvér aj softvér sú zastarané v relatívne krátkom čase. Hardvér môže vyžadovať zmenu za menej ako 18 mesiacov, kým sa softvér mení každé 2-3 roky.
Elektronické systémy a vydanie ľudí
Zavedenie elektronického systému správy záznamov si vyžaduje zmenu postojov zamestnancov. Každá radikálna zmena v organizácii je skepticky vnímaná mnohými zamestnancami, ktorí si nie sú istí, ako ich budú tieto zmeny ovplyvňovať. Keď staršie spôsoby organizácie súborov sú nahradené novými, zamestnanec pociťuje stratu kontroly a toto musí byť riešené ubezpečeniami zamestnávateľa - a podporované úspechom implementovaného systému.
Bezpečnosť a iné problémy
S rozšíreným zdieľaním informácií, ktorý umožňuje elektronický systém správy záznamov, prichádza otázka bezpečnosti. Pokiaľ nebudú zavedené primerané opatrenia, dôverné informácie o spoločnosti budú môcť skončiť v nesprávnych rukách. Vedenie záznamov by sa navyše mohlo stať problémom, keď je systém upchatý zbytočnými záznamami (napríklad kópie dokumentov). Nie je nezvyčajné nájsť situácie, keď je podstatné množstvo záznamov skutočne nevyžiadanej pošty.
