Chcete, aby vaši zamestnanci využívali dovolenku podľa vlastného uváženia, ale je vašou úlohou zabezpečiť, aby ste mali zamestnancov vo všetkých oddeleniach počas celého roka, takže bežné podnikanie môže pokračovať. Jediným spôsobom, ako koordinovať dovolenku zamestnancov, je vytvoriť kalendár s prázdninami. Môžete použiť rôzne softvérové programy online alebo v počítači, aby ste porovnávali plány a správne spravovali pracovný čas zamestnancov. Môžete si tiež uchovať kalendár v papierovej podobe, ak túto metódu uprednostňujete.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Kalendárny program
-
Šablóna kalendára
Elektronický kalendár
Prejdite do vybratého kalendára v počítači alebo na internete. Existuje niekoľko programov na vytvorenie elektronického kalendára vrátane programov na spracovanie textu, kalendárového softvéru alebo on-line programov.
Vyberte možnosť pridať nový kalendár a pridajte meno pre hlavný kalendár dovolenky spoločnosti. Uložte ho na pevný disk alebo na požadované miesto v sieti alebo na internete na základe výberu softvéru. Zablokujte akékoľvek dni alebo týždne, že zamestnanci nemôžu absolvovať dovolenku alebo informovať manažérov o tejto možnosti.
Vytvorte profily pre zvolený softvér, ktoré určujú privilégiá a možnosti, ktoré ľudia majú. Napríklad vy a vaša záloha potrebujete globálne práva správcu, aby ste mohli vykonať všetky zmeny, ale manažéri môžu potrebovať iba pridanie udalostí s časmi začiatku a ukončenia, ktoré ste neskôr schválili. Pridajte používateľov a ich používateľské mená do programu a pridajte k nim správny profil. Umožnite manažérom vytvárať svoje individuálne heslá alebo pridajte generické, ktoré sa môžu zmeniť. A nakoniec, aby ste kalendár sprístupnili všetkým zamestnancom, vytvorte si profil a heslo s možnosťami prezerania, ktoré môže každý zamestnanec použiť. Ak máte veľa zamestnancov, možno budete chcieť vytvoriť niekoľko všeobecných používateľov a hesiel, ktoré majú možnosti prezerania.
Vytvorte elektronickú šablónu, ktorú môžu zamestnanci použiť na vyžiadanie si dovolenky od svojich manažérov. Pridajte miesto na schválenie manažéra. Túto šablónu môžete vytvoriť z programu na spracovanie textu alebo tabuľkového procesora. Urobte túto šablónu k dispozícii všetkým manažérom, aby poskytovali svojim zamestnancom, keď potrebujú požiadať o dovolenku.
Požiadať manažérov oddelenia, aby schválili žiadosti o dovolenku, ktoré predložili zamestnanci Požiadajte manažéra o zadanie žiadostí o dovolenku do elektronického kalendára, no nechajte ich odovzdať kópiu schválenej žiadosti o dovolenku. Niektoré podniky vyžadujú od správcov, aby tieto žiadosti postúpili, keď prichádzajú, zatiaľ čo iní môžu vyžadovať aktualizácie žiadostí o dovolenku v kalendári v konkrétny deň v týždni. Preskúmanie a schválenie pridanej dovolenky podľa potreby.
Vytlačte si pravidelne kópiu hlavného kalendára dovolenky a uverejnite ho v pracovnom salóniku, kuchyni alebo miestnosti na oddych.
Sledujte všetky žiadosti o dovolenku, aby zamestnanci mali čas na knihy na dovolenku. Vytlačte schválené žiadosti o dovolenku a uchovávajte ich vo svojich osobných súboroch. Odošlite elektronickú kópiu žiadosti o dovolenku na mzdový list pre svoje záznamy.
Kalendár papierov
Stiahnite si bezplatný kalendár z internetu alebo vyberte šablónu kalendára z vybraného softvérového programu. Vytlačte kópiu tohto kalendára. V prípade potreby môžete tiež získať prázdne šablóny kalendára z obchodov s kancelárskymi potrebami. Uverejnite kalendár na centrálnom mieste, napríklad v kancelárskej kuchyni, v miestnosti na oddelenie alebo v miestnosti na odosielanie pošty.
Zablokujte všetky týždne, kedy zamestnanci nemôžu dovolenku. Môžete si vybrať tie oblasti alebo dať veľký X na dni, kedy zamestnanci nemajú povolené vzlietnuť.
Požiadať zamestnancov, aby zapísali svoje časové požiadavky a postúpili ich na schválenie manažérovi. Keď manažér schválí, vaša žiadosť sa odošle. Potom skontrolujte kalendár, aby ste zabezpečili, že všetky oblasti vašej firmy budú mať potrebný počet zamestnancov predtým, než schvaľujete žiadosť o odloženie.
Ak je to potrebné, pridajte schválené dovolenky do firemného kalendára. Predložte schválené žiadosti o dovolenku na mzdy a uchovávajte kópiu pre personálny spis zamestnanca.
Tipy
-
Predtým ako zriadite kalendár dovolenkových spoločností, prečítajte si časť politiky a procedúry spoločnosti pre dovolenky. Ak ho nemáte, budete musieť vytvoriť postupy a procedúry postupov pri žiadaní o dovolenku podľa postupov zvolených pre elektronické alebo papierové kalendáre.
Uistite sa, že tieto pravidlá obsahujú informácie, ktoré naznačujú, že žiadosti podliehajú schváleniu manažéra a dostupnému času na dovolenku. Ak chcete objasniť akékoľvek problémy s pravidlami, možno budete chcieť zahrnúť aj jazyk, ktorý vymedzuje zásadu "prvý príchod, prvýkrát slúžiť" pre spravodlivosť, ale uveďte, kedy viacerí zamestnanci žiadajú o rovnaké voľné dni v tom istom čase, dovolenky sú udelené seniority.
Zahrňte formulár žiadosti o odmlku v časti o postupoch v príručke zamestnanca. Ak potrebujete aktualizáciu, vyskúšajte aktualizované kópie.
Výstraha
Skontrolujte svoje pravidlá a postupy, aby ste sa uistili, že spĺňajú štátne a federálne zákony. Zatiaľ čo podniky nie sú povinné poskytovať dovolenku zamestnancom, vtedy musia dodržiavať federálne a štátne zákony v administratíve programu.
Zahrňte do politík tabuľku časového rozlíšenia dovolenky, aby zamestnanci pochopili, koľko dovolenky majú nárok na svoje roky služby.
